Dieses Modul unterstützt das Empfangspersonal bei ihrer Arbeit: ein- und auschecken von internen und externen Konferenzgästen, Ausweise drucken, Parkplätze zuweisen, usw. Weiterhin ist eine genaue Übersicht darüber möglich, welche Gäste aktuell im Haus sind oder welche bereits ausgecheckt haben. Die benötigten Daten stehen immer und überall aktuell zur Verfügung, sodass die Arbeit auch an verstreuten Empfängen erleichtert werden kann.

Funktionen                             

                                                     

Status verwalten

Klicken Sie auf das Icon, um einen neuen Status anzulegen.

Eine Auflistung der weiteren Icons finden Sie hier.

Im Haus

Gibt an, ob die Person mit dem jeweiligen Status sich im Haus befindet.

Anrede anzeigen

Beim Hinzufügen von Gästen kann eine Anrede eingetragen werden.

Titel anzeigen

Beim Hinzufügen von Gästen kann ein Titel eingetragen werden.

Vorname / Name getrennt anzeigen

Beim Hinzufügen von Gästen können Vorname und Name getrennt voneinander eingetragen werden.

E-Mail anzeigen

Beim Hinzufügen von Gästen kann eine E-Mail-Adresse eingetragen werden.

E-Mail senden

Hiermit aktivieren Sie den E-Mail-Versand an Gäste (dazu muss die E-Mail-Matrix konfiguriert sein).

Telefon anzeigen

Beim Hinzufügen von Gästen kann eine Telefonnummer eingetragen werden.

Checkbox „Eskorte" anzeigen

Gäste, bei denen diese Checkbox aktiviert ist, werden am Empfang von einer Eskorte abgeholt.

Checkbox „Parkplatz" anzeigen

Gästen, bei denen diese Checkbox aktiviert ist, wird ein Parkplatz zur Verfügung gestellt (Funktion ist unabhängig vom Parkplatzmodul).

Benutzerdefinierte Checkbox

Dies erzeugt eine zusätzliche Checkbox, über die weitere Informationen zu Gästen angegeben werden können (z.B. Gäste-WLAN aushändigen).

Gäste-Info anzeigen

Dies erzeugt ein Textfeld, in das zusätzliche Gästeinformationen eingegeben werden können.

Menüpunkt „Kollegium" anzeigen

Der Menüpunkt „Kollegium“ wird in der Ansicht des Empfangs ein- bzw. ausgeblendet.

Autovervollständigung

Wählen Sie, in welchen Feldern die Autovervollständigung suchen soll.
Das Autovervollständigungsfeld, das Benutzer zum Einladen von Gästen verwenden, durchsucht alle personenbezogenen Daten, die der angemeldete Benutzer für Gäste eingetragen hat. Das Autovervollständigungsfeld in der Empfangs-Ansicht durchsucht alle eingetragenen Gästedaten.

Status nach Terminverschiebung

Dieser Status wird Gästen, deren Status „nicht im Haus" lautet, nach einer Terminverschiebung zugewiesen.

Anzahl der Gäste

Anzahl der Gäste, ab der im Alphabet der Buchstabe „A" statt „Alle" angezeigt wird (-1 = keine Einschränkung)

Dateianhang an Empfang anzeigen

Legen Sie fest, ob Dateianhänge für den Empfang angezeigt werden sollen.

Pflichtfelder für Eingabe von Gästen

Legen Sie fest, welche der Felder beim Anlegen eines Gastes Pflichtfelder sein sollen.

Standardmäßig werden in raum]für[raum Gästedaten nicht gelöscht. Es ist aber möglich, einen Scheduler-Job einzurichten, der die Gästedaten entfernt.

Gast-Status nach Terminverschiebung

Es steht eine Konfigurationsmöglichkeit zur Verfügung, mit der Sie festlegen können, welchen Status Gäste erhalten sollen, wenn sich der Termin, zu dem sie eingeladen sind, verschiebt.
Wählen Sie dazu einen der angelegten Status, der für Verschiebungen genutzt werden soll. Wenn Sie hier nichts auswählen, übernimmt das System den letzten aktuellen Status des Gastes in den modifizierten Termin.

Ist ein Gast bereits eingecheckt, befindet sich also „Im Haus", wird der Status auch bei einer Terminverschiebung nicht mehr verändert.
Wird ein Termin kopiert, werden alle Gäste auf den Status „eingeladen" gesetzt.

Diese Funktion gilt nur für die Webanwendung von raum]für[raum. Bei Terminverschiebungen über die API (ADD.IN oder App) wird diese Einstellung ignoriert.

Das Empfangspersonal wird über Statusänderungen nach Terminverschiebungen mithilfe der Status-Info benachrichtigt.