Check-in vor Terminbeginn

Buchung Check-in-pflichtiger Räume und/oder Arbeitsplätze

Nach der Buchung eines Arbeitsplatzes, eines Büros oder Konferenzraumes kann je nach Konfiguration Ihres Unternehmens bei Terminbeginn ein zusätzlicher Check-in durch den Nutzer erforderlich sein. Dieser Check-in dient als Bestätigung Ihrer Buchung. So können Arbeitsplatz- und Raumkapazitäten besser ausgeschöpft und Leerstände reduziert werden.
Sind bestimmte Arbeitsplätze und/oder Räume an die Check-in-Bedingung gebunden, weist ein entsprechendes Icon im Buchungsprozess darauf hin.
Der nachfolgende Screenshot aus dem Buchungsassistenten zeigt Arbeitsplätze an, die einen Check-in erfordern.

Auch bei Desk-Sharing-Buchungen sind Arbeitsplätze, die einen Check-in benötigen, entsprechend gekennzeichnet:

Einchecken per E-Mail

Die Buchung solcher Arbeitsplätze und/oder Räume hat zur Folge, dass Sie in einer festgelegten Zeitspanne vor Terminbeginn automatisch eine E-Mail erhalten, welche einen Link zum Einchecken enthält.
Per Klick auf diesen Link führen Sie den Check-in durch und bestätigen damit automatisch Ihre Buchung. Bei entsprechender Berechtigung steht andernfalls ein Stornierungslink bereit, wodurch die Buchung gelöscht und der Arbeitsplatz bzw. Raum wieder freigegeben werden kann.
Aus der E-Mail geht außerdem hervor, wie viele Minuten nach Veranstaltungs-/Buchungsbeginn ein Check-in weiterhin möglich ist (→ im Beispiel: 15 Minuten nach Beginn).
Bleibt der Check-in bis zum Ablauf dieser Karenzzeit aus, wird die Buchung automatisch zum nächstmöglichen Systemintervall beendet.

Einchecken in der Terminverwaltung

Eine weitere Möglichkeit stellt der Check-in über die Terminverwaltung dar.
Ihre bestehenden Buchungen sind dort mit dem jeweils aktuellen Check-in-Status (notwendig vs. erfolgreich vs. abgelaufen) versehen.

Sie haben sowohl über das Bearbeitungsmenü als auch über die Termindetails die Möglichkeit, einzuchecken.

Check-in über das Bearbeitungsmenü

Über das Bearbeitungsmenü an der ausgewählten Buchung checken Sie schnell und unkompliziert ein.

Der Check-in-Status der Buchung ändert sich umgehend.

Check-in-Button in den Termindetails

Alternativ klicken Sie auf den Titel des gewünschten Termins.

Anschließend öffnet sich ein Pop-up-Fenster, welches neben den Termindetails diverse Bearbeitungsoptionen und einen Check-in-Button bereitstellt.

Auch hier aktualisiert sich der Check-in-Status direkt im Anschluss.