System
Bitte beachten Sie, die Funktionen des Systems nur nach sehr sorgfältiger Planung zu modifizieren. Sie können die grundsätzliche Funktionsweise der Raumverwaltung administrieren, doch die Änderungen haben sofortige Auswirkungen auf alle im System angemeldeten Benutzer!
Führen Sie die vorgesehenen Änderungen erst in Ihrem Testsystem aus. Bevor Sie diese im Produktivsystem übernehmen, erstellen Sie dort ein Backup! Eine Rücksprache mit mediaDIALOG wird in jedem Fall empfohlen!
Auf der Menüseite werden Angaben zur Version, zur maximalen Anzahl der Benutzer und zu den freigeschalteten Modulen angezeigt. Darunter werden die aktuellen aktiven Einstellungen aufgelistet. Um versehentliche Änderungen zu verhindern, muss eine separate Seite aufgerufen werden: Dies geschieht über den Link „Einstellungen bearbeiten".
Änderungen in diesem Modul können zur sofortigen Deinstallation oder zum sofortigen Stopp der Anwendung führen! Nur autorisierten Systemadministratoren ist es gestattet hier Änderungen vorzunehmen – bitte achten Sie in Ihrem eigenen Interesse darauf!
Einstellungen bearbeiten
Auf der Seite „Einstellungen bearbeiten" können die verschiedenen Parameter modifiziert werden:
Das Wichtigste zuerst
Bevor Sie die geänderten Parameter speichern können, müssen Sie die Checkbox am Ende der Seite aktivieren. Damit bestätigen Sie, dass die Änderungen auch tatsächlich vorgenommen werden sollen. Die Änderungen werden sofort umgesetzt und können bewirken, dass das System nicht mehr einsatzbereit ist.
Zeitzone | Hier wird die Zeitzone (in der das System betrieben wird) eingestellt. |
|---|---|
Buchungsintervall | Dies beschreibt die zeitlichen Abstände, in denen Start- und Endzeitpunkte der Buchungen angegeben werden können, und damit auch die Mindestdauer der Termine. |
Samstag / Sonntag / Feiertage überspringen | Buchungs-Vorlaufzeit und Buchungsschluss beziehen sich auf 24 Stunden / 7 Tage. Mit dieser Funktion können Samstage, Sonntage und Feiertage von der Berechnung ausgeschlossen werden. |
Buchungs-Vorlaufzeit | Hier wird die Zeitspanne angegeben, die jeder Buchung mindestens vorangestellt wird. |
Buchungsschluss / Sperrzeit | Es kann ein täglicher Buchungsschluss für Räume, Arbeitsgruppen und einzelne Ressourcen festgelegt werden. Nach diesem können die Räume, Arbeitsgruppen und einzelnen Ressourcen für die Dauer der Sperrzeit nicht mehr gebucht werden. Werden Buchungsschluss und Vorlaufzeit verwendet, wird die Vorlaufzeit auf den Buchungsschluss addiert. |
Löschvorlauf | Legen Sie hier eine Zeitspanne vor Terminen fest, die festlegt, ab wann eine Terminlöschung nicht mehr möglich sein soll. |
Löschschluss | Geben Sie hier einen Zeitpunkt an, ab dem ein Termin in diesem Raum nicht mehr gelöscht werden kann. |
Stornovorlaufzeit | Wird eine Raumbuchung innerhalb der Stornovorlaufzeit storniert, kann der Raummanager für die Stornierung Kosten festlegen. Bitte beachten Sie, dass ggf. hinterlegte raumspezifische Einstellungen zu
höhere Priorität haben und die hier hinterlegten Einstellungen überschreiben! Erfahren Sie hier, wie sich Löschvorlaufzeiten und Stornovorlaufzeiten in der Applikation auswirken. |
Storno sofort abrechnen | Hinterlegte Stornokosten werden automatisch freigegeben. |
Stornoschluss | Definiert den Zeitpunkt (optional zusätzlich eine Zeitspanne), ab dem ein Termin bei einer Löschung den Status „Storno" erhält und ggf. Stornokosten anfallen. |
Systemsperre | Mit der Systemsperre wird das gesamte Programm gesperrt. Ist die Sperre aktiv, können keine Buchungen oder Abfragen vorgenommen werden. |
Loginzeit | Wird während der angegebenen Zeitspanne keine Eingabe gemacht, wird der Benutzer automatisch ausgeloggt. Technisch ist eine Loginzeit von maximal 30 Minuten möglich. |
Globale Absender E-Mail-Adresse | Ist dieses Feld ausgefüllt, haben alle E-Mails, die von raum]für[raum versendet werden, diese Absender E-Mail-Adresse. |
E-Mails senden | Festlegung, ob überhaupt E-Mails durch das System versendet werden sollen. |
Datenbanktabelle für E-Mails nutzen | Ist diese Option aktiviert, dann werden E-Mails in eine Datenbanktabelle geschrieben. Dies dient in erster Linie dem Debugging und ist wichtig für die Konfigurationsphase. |
Bezeichnung des Buttons „Bestellungen“ | Sie können dem Button „Bestellungen“ eine beliebige Bezeichnung geben. |
Maximale Anzahl von Terminen in einer Serie | Wenn gewünscht, legen Sie hier eine Obergrenze für die Anzahl von Terminen einer Serie fest. |
Anzahl Vertreter | Hier können Sie festlegen, wie viele Vertreter die Benutzer in der Applikation für sich eintragen dürfen. Der minimal erlaubte Wert richtet sich nach den bereits angelegten Vertretungen. Bsp: Ein Benutzer hat 5 Vertretungen für sich in raum]für[raum eingetragen, alle anderen Benutzer nur jeweils höchstens 2 Vertretungen. Das hat zur Folge, dass die Einstellung hier nicht kleiner als 5 sein kann. |
Felder „Wareneinsatz" anzeigen | Beim Eintragen der Kosten von kostenvariablen Ressourcen und bei Sonderveranstaltungen (Sondermodul) werden zusätzlich die Felder „Wareneinsatz“ und „Leistungsart Wareneinsatz“ angezeigt. |
Serienbuchung im Buchungsdialog | Das Aktivieren dieser Checkbox ermöglicht es dem Benutzer, Serienbuchungen in der Wochen- und Tagesansicht zu generieren. |
Erweiterte Serienbuchung | Im Unterschied zur einfachen Serienbuchung, die nur zusammenhängende Serien vorsieht, bietet die erweiterte Serienbuchung deutlich flexiblere Serienmuster. |
Feld „Anmerkung" anzeigen | In der Buchungsmaske wird ein Feld für Anmerkungen angezeigt. |
Anmerkungen sind privat | Die Anmerkungen sind nur für den Bucher und den Raummanager sichtbar. |
Feld „Anmerkung an Empfang" anzeigen | Das Anmerkungsfeld wird dem Empfang angezeigt. |
Feld „Upload" anzeigen | Die Benutzer können Uploads in der Buchungsmaske einfügen. |
Grund der Löschung | Bei einer Terminlöschung wird der Grund des Löschens abgefragt. |
Grund der Verschiebung | Bei einer Terminverschiebung wird der Grund der Verschiebung abgefragt. |
Zahl der Teilnehmenden „0" | Diese Funktion erlaubt es, bei der Zahl der Teilnehmenden eine 0 (null) einzutragen. |
Zahl der Teilnehmenden aus Sitzordnung | Die Zahl der Teilnehmenden wird anhand der Anzahl der Plätze der ausgewählten Sitzordnung vorausgefüllt. |
Zahl der Teilnehmenden mit 1 vorausfüllen | Standardmäßig wird die Anzahl der Teilnehmenden mit 1 vorausgefüllt. |
Anzahl Sitzplätze anzeigen | Legen Sie fest, ob in der Wochen- und Tagesansicht hinter den Raumnamen die maximale Anzahl der Sitzplätze, die Anzahl der Sitzplätze in der Standardsitzordnung, oder keine Sitzplatzanzahl angezeigt werden soll. |
Gesperrte Räume ausblenden | Gesperrte Räume werden in der Tages-/Wochen-/Monatsansicht für normale Benutzer (nicht für Administratoren und Manager) ausgeblendet. |
Anfragehinweis | Der Bucher erhält einen Hinweis, wenn ein Raum nur angefragt werden darf. |
Feld „Raummiete berechnen“ anzeigen | Das Feld „Raummiete berechnen“ soll während der Buchung angezeigt werden. |
Rabatt auf Raummiete beim Buchen | Der Benutzer kann während der Buchung einen Rabatt auf die Raummiete eintragen. |
Kosten ausblenden | Ist diese Checkbox aktiviert, werden die Kosten der Ressourcen während der Buchung nicht angezeigt. |
Kosten in Bestätigungs-PDF anzeigen | Die Kosten sollen im Bestätigungs-PDF angezeigt werden. |
Raummanager anzeigen | Die Namen der Raummanager werden in den Raumdetails angezeigt. |
Raummanager bei Bestätigung benachrichtigen | Über die Checkbox wird bestimmt, ob ein Raummanager benachrichtigt werden soll, wenn ein anderer Raummanager einen Termin freigibt (in einem Raum, für den beide Manager zuständig sind). |
Vertrauliche Buchungen | Die Option „vertraulich“ wird in der Buchungs- und Bearbeitungsmaske angezeigt. Die zweite Checkbox erlaubt die Änderung der Vertraulich-Option durch Dritte. |
Kostenstellen-Splitting aktivieren | Der Bucher kann die Kosten für eine Raumbuchung auf verschiedene Kostenstellen aufteilen. |
Feld „Kostenträger“ anzeigen | Der Bucher muss den Kostenträger der Buchung eintragen. |
Feld „Kostenstelle“ anzeigen | Der Bucher muss eine Kostenstelle für die Buchung eintragen. |
Feld „Auftrag“ | Hier wird festgelegt, wie das Feld „Auftrag“ angezeigt werden soll. |
Vorauswahl für BWA-Zuschlagsfaktor | Beim Anlegen eines Kosteneintrages kann entschieden werden, ob dieser mit dem Zuschlagsfaktor der Bewirtungsart belegt werden soll. Hier wird die Vorauswahl der entsprechenden Checkbox festgelegt. (Sondermodul) |
Veranstaltungszeiten | Die Veranstaltungszeiten werden für die Benutzer im Standard ausgewählt. |
Feld „Terminkoordination" | Der Bucher erhält die Möglichkeit eine Person einzutragen, die für die Koordination der Veranstaltung verantwortlich ist. Voraussetzung ist, dass im Modul Buchungsassistent unter den gewünschten Buchungsszenarien das Feld „Terminkoordination" abermals aktiviert ist. |
Bezeichnung „Terminkoordination" | Die Bezeichnung des Feldes für die Terminkoordination ist frei wählbar. |
Abschließende Freigabe | Hier wird festgelegt, wann und durch wen eine abschließende Freigabe erfolgen soll. Die Checkbox aktiviert in der Applikation die Funktion „Buchungsservice“ in der Rubrik „Termine". Dort können Termine, die nicht abgerechnet werden können, nachbearbeitet werden. Aktivieren Sie Option 2 oder 3, erst dann wird das Einzelrecht „Freigabe Sonderbewirtung" in den Rollen Einzelrechte angezeigt. |
Ausgabe angemeldeter Benutzer | Mit welchen Angaben sollen die Benutzer in der Login-Zeile ausgegeben werden. |
Option „Ich habe mein Passwort vergessen" anzeigen | Bei aktivierter Checkbox erhalten die Benutzer auf der Login-Seite der Applikation die Möglichkeit, einen Link zum Zurücksetzen Ihren Passworts anzufordern - für den Fall, dass sie ihr Passwort vergessen haben sollten. |
Option „Stammdaten ändern" anzeigen | Mithilfe dieser Checkbox legen Sie fest, ob den Benutzern in der Applikation unter Optionen der Reiter „Stammdaten ändern" angezeigt wird. |
Unterscheidungsmerkmal | Es besteht die Möglichkeit, ein Unterscheidungsmerkmal bei Namen in Autovervollständigungs-Feldern anzuzeigen. Dieses ist frei konfigurierbar (kein Unterscheidungsmerkmal, Benutzername, Personalnummer oder E-Mail-Adresse) und dient der Unterscheidung bei Namensgleichheit. |
Laufende Termine beenden / verlängern | Wenn Benutzer einen bestimmten Termin bearbeiten dürfen (weil er ihnen gehört, sie Gruppenmitglied oder Terminadministrator sind), dann kann der Termin während der Laufzeit:
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Rechtezugehörigkeit des Attributs "Terminbesitzer" | Hier wird festgelegt, ob die Sichtbarkeit des Attributs "Terminbesitzer" an das Einzelrecht "Termindetails" oder an das Einzelrecht "Personendetails" geknüpft werden soll. |