Die Arbeitsgruppenmanager, die für das Management und die Erbringung der Leistungen der jeweiligen Arbeitsgruppe verantwortlich sind, haben in raum]für[raum eine eigene Ansicht, um Bestellungen effizient und schnell bearbeiten zu können. Die Daten der Bestellungen werden in Echtzeit angezeigt, da diese direkt aus der Datenbank ausgelesen und in verschiedenen Listenformen ausgegeben werden.

Block-, Listenansicht / Wochen-, Tagesansicht

Den Arbeitsgruppenmanagern stehen zwei verschiedene Ansichten zur Verfügung, die Block- und die Listenansicht. Innerhalb dieser kann weiterhin zwischen Wochen- und Tagesansicht gewechselt werden. Die Standarddarstellung dieser Ansicht kann unter Optionen eingerichtet werden.

Der Screenshot zeigt die Blockform mit der Wochenansicht:

In der Blockansicht gibt es diverse Filter und Unterkategorien, die Sie bei der Abarbeitung der Bestellungen unterstützen (siehe rote Markierung oben).

  • Der Filter "Neu" beinhaltet alle Neubuchungen oder Buchungen, die innerhalb der letzten 2 Tage geändert wurden. Es werden hier nur Änderungen betrachtet, die für den Arbeitsgruppenmanager auch relevant sind.
  • Der Filter "Zu erledigen" beinhaltet Termine, die noch nicht vollständig als "erledigt" markiert sind.

Die Checkboxen dienen dafür, Bestellungen mit einem Haken als erledigt zu markieren.

Ist die Ressource entsprechend konfiguriert, können Sie dem Bucher auch ein Feedback zum Bearbeitungsstatus der Ressource geben. Die Status können wie im Screenshot dargestellt aus einer Liste ausgewählt werden.

Ab der Version 5.4.5 besteht über den Button "weitere Filter" die Möglichkeit, nach verschiedenen Bewirtungsarten zu selektieren.

Weiterhin stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Wählen Sie das anzuzeigende Datum.
Tagesansicht: Wechseln Sie zur Tagesansicht, mit den entsprechenden Bestellungen.
Liste drucken: Ausdruck der Bestellungen
PDF: Je nach Konfiguration stehen verschiedene PDF-Ansichten für den Export bereit.
Listenansicht: Wechsel zur Listenansicht
Drop-Down Menü: Wählen Sie die zu betrachtende Raumgruppe
Drop-Down Menü: Wählen Sie die zu betrachtende Arbeitsgruppe

Zu den einzelnen Veranstaltungen erhalten Sie weitere Informationen:

 Der Termin wurde bearbeitet

Der Termin wurde noch nicht bearbeitet

Der Termin wurde gelöscht

 Buchungshistorie anzeigen

Termindetails anzeigen

Raumdetails anzeigen

Link am Raum anzeigen

Personendetails anzeigen

Tagesansicht des Termins anzeigen

Termin ausdrucken (gedruckt setzen)

Termin wurde gedruckt

Termin wurde, nachdem er gedruckt wurde, bearbeitet


Die Listenansicht unterscheidet sich hauptsächlich in der Darstellung der Veranstaltungen. Hier haben Sie in der Kopfzeile außerdem die Möglichkeit die Daten als CSV zu exportieren.

Nachbearbeitung durch den Dienstleister

Je nach Konfiguration der Ressourcen müssen diese von den Dienstleistern über eine Ist-Verbrauch-Prüfung nachbearbeitet werden. Hierbei wird die Stückzahl der Ressourcen festgehalten, die tatsächlich verbraucht wurde. Dieses Vorgehen gilt auch für kostenvariable Ressourcen.

Bitte beachten Sie, dass Arbeitsgruppenmanager alle Ressourcen, die ihren Arbeitsgruppen zugeordnet sind, bei der Nachbearbeitung hinzufügen können, auch wenn sie im gebuchten Raum nicht buchbar oder aus anderen Gründen nicht verfügbar sind (z. B. wegen der Verfügbarkeitszeiten der Arbeitsgruppe, gesperrten Ressourcen usw.).

Arbeitsgruppenmanager benötigen keine Buchungsrechte auf die Ressourcen, um sie bei der Nachbearbeitung zu editieren oder hinzuzufügen.

Gehen Sie dazu auf „Termin-Nachbearbeitung Arbeitsgruppe" und wählen Sie den zu bearbeitenden Termin aus.

In der linken Spalte ist der Status der einzelnen Ressourcen dargestellt. Bedürfen Ressourcen der Freigabe oder Korrektur durch den Dienstleister, sind sie, wie hier die Ressource „Brezel", mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet.
In der rechten Spalte haben Sie einen Überblick über die aktuellen Kosten der Ressourcen.

Selbstverständlich sehen Sie nur die Ressourcen, für die Sie zuständig sind. Die Ressourcen werden allerdings vollständig für den jeweiligen Termin angezeigt, nicht nur die zu bearbeitenden.

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon, um die Ressource zu modifizieren oder freizugeben. Geben Sie die jeweilige Stückzahl ein und speichern Sie die Eingaben. Dies kann anhand der „Speichern"-Checkboxen für jede Ressource individuell geschehen.

Bitte beachten Sie, dass eine Ressource immer nur komplett nachbearbeitet werden kann oder gar nicht. Das Ändern des Preises oder eines Freitextes in der Nachbearbeitung ist nicht möglich, ohne dass dies als „nachbearbeitet" betrachtet wird. Führen Sie daher alle an der Ressource nötigen Änderungen auf einmal aus!

Nachbearbeitung nach Feedback des Benutzers

In manchen Unternehmen sind die Ressourcen so konfiguriert, dass der Bearbeitungen des Dienstleisters vom Bucher der Veranstaltung zugestimmt werden muss. Lehnt der Benutzer die Änderungen ab, erscheint der Termin wieder in der Liste der nachzuarbeitenden Veranstaltungen. Natürlich werden Sie informiert, welche Ressource nicht akzeptiert wurde.

Icons

Zur besseren Orientierung sollen die in der Nachbearbeitung vorkommenden Screenshots hier noch einmal kurz beschrieben werden.

Ressource muss korrigiert oder freigegeben werden

Die Ressource ist freigegeben

Der Bucher muss zustimmen/ablehnen

Der Bucher hat abgelehnt

Die Ressource wurde neu hinzugefügt

Empfangs-Ressourcen

Im programMANAGER gibt es die Möglichkeit, Ressourcen mit externen Gästen zu verknüpfen. Diese Funktion können die Bucher nutzen, wenn Sie Ressourcen für eine Veranstaltung buchen, zu der Sie externe Gäste einladen.

Der zuständige Arbeitsgruppenmanager kann in der Übersicht der Bestellungen anhand des Icons sehen, ob eine Ressource verknüpft ist. Ein Mouseover zeigt an, mit welchem Gast die Ressource verknüpft ist.

Wenn der Arbeitsgruppenmanager gleichzeitig Mitglied des Empfangspersonals ist und der Termin innerhalb von 48 Stunden stattfindet, wird der Name des Gastes zu einem Link, der direkt in die Empfangsansicht führt. Auf diese Weise ist eine schnelle Abhandlung der Ressourcen möglich, ohne zwischen Empfangsbereich und Arbeitsgruppen-Ansicht umschalten zu müssen.