Situation: Termine, die sofort nacheinander stattfinden und die gleiche Sitzordnung haben sowie eine Vor- und Nachlaufzeit besitzen.

Frage: Kann die Vor- und Nachlaufzeit gelöscht werden, da ja kein Umbau der Sitzordnung erforderlich ist?

Antwort: Eine Löschung der Vor- und Nachlaufzeit ist nicht möglich, da raum]für[raum immer wieder zur Standard-Sitzordnung zurückkehrt.

Einwand: Eigentlich könnte man sich doch die Rüstzeiten sparen, da zwei aufeinanderfolgende Sitzungen die gleiche Bestuhlung haben.

Begründung: Dem ist nicht so, da das Problem um ein Vielfaches komplexer ist. In der Regel wird jeder Termin 2-3 mal geändert bis zum Zeitpunkt der Durchführung. Würden wir die Rüstzeiten streichen, könnte sich ein weiterer Termin dazwischen setzen. Würde nun der erste Termin in der Kette gelöscht, wären die Umbauzeiten statt morgens um 8:00 evtl. erst um 11:00 Uhr notwendig, da am Vortag noch die Standard-Bestuhlung stand. Wenn der Dienstleister dies nicht immer haargenau im Blick hat, passieren Fehler und es ist evtl. falsch bestuhlt. Deshalb wird immer auf die Standard-Bestuhlung zurückgestellt. Nur dies ist planbar, transparent und einfach für Benutzer und Dienstleister zu verstehen.

Folgende Grundsätze sollten Sie deshalb beachten:

  • Standard-Bestuhlung nutzen, wo immer es geht, um Umbauzeiten und Kosten zu sparen und eine höhere Auslastung zu erreichen 
  • Bestuhlungen regelmäßig im Auswertungsbereich pro Raum auswerten
  • Als Standardbestuhlung ist die Bestuhlung zu wählen, die am häufigsten genutzt wird

Möglichkeiten, dieses Verhalten zu umgehen:

  • Keine Vor- und Nachlaufzeiten bei Sitzordnungen verwenden, dafür mit Ressourcen, die Rüstzeiten besitzen, arbeiten. Nachteil ist hier, dass der Bucher aktiv daran denken muss.
  • Keine Vor- und Nachlaufzeiten bei Sitzordnungen verwenden und über ein Freitextfeld dem Dienstleister mitteilen, z.B. "Achtung Umbauzeit für Sitzordnung einplanen".