Im Kapitel Termine bearbeiten wird erläutert, wie Sie Termine löschen können und welche benutzerspezifischen Kriterien Einfluss auf das Löschen von Terminen haben. 
Darüber hinaus gibt es systemtechnische Einstellungen, die sich auf das Löschen von Terminen auswirken. Hier spielen Löschvorlaufzeiten und Stornovorlaufzeiten eine Rolle.

Diese beiden Begriffe werden in raum]für[raum wie folgt definiert:

  • Löschvorlauf:
    Der Löschvorlauf beschreibt eine Zeitspanne vor Beginn einer Veranstaltung. Innerhalb dieser definierten Zeitspanne kann die Veranstaltung nicht mehr gelöscht werden.

  • Stornovorlauf:
    Der Stornovorlauf beschreibt eine Zeitspanne vor Beginn einer Veranstaltung. Innerhalb dieser definierten Zeitspanne ist die Löschung von Terminen möglich, jedoch fallen ggf. Stornokosten an.


In Bezug auf die oben genannten Fristen ergeben sich für das Löschen von Veranstaltungen folgende Szenarien:

  • Veranstaltungen löschen außerhalb des Löschvorlaufs:
    Die Löschung einer Veranstaltung ist möglich bis zum Beginn des Löschvorlaufs. Die Buchung erhält dann den Status „Gelöscht". (Das Löschen von Veranstaltungen innerhalb des Löschvorlaufs ist nicht möglich!)

  • Veranstaltungen löschen innerhalb des Stornovorlaufs:
    Die Löschung einer Veranstaltung innerhalb der Stornovorlaufsfrist ist möglich, ggf. aber mit Kosten verbunden. Die Buchung erhält dann den Status „Storno". (Das Löschen außerhalb des Stornovorlaufs verursacht keine Kosten!)

Sie können folglich außerhalb als auch innerhalb der Stornovorlaufzeit Termine löschen.


Wenn Sie im Stornovorlauf löschen, dann...

  • bekommt der Raummanager eine Information per E-Mail
  • wird der Termin entfernt (d.h. der Raum wird wieder frei)
  • bekommt der Termin den Status „Storno offen"
  • wird der Termin dem Manager unter „Löschanfragen" vorgelegt, damit dieser über eventuelle zusätzliche Stornokosten entscheiden kann.

Gibt der Manager den Termin unter „Löschanfragen" frei, dann...

  • bekommt der Termin den Status „Storno (bearbeitet)"
  • wandert der Termin ins Löscharchiv

In die SAP-Exporte laufen nur Termine, die den Status „Gebucht" oder „Storno (bearbeitet)" haben. Alle anderen nicht.

Noch offene Storno-Termine (also solche, die der Manager noch nicht bearbeitet/freigegeben hat), können nicht abgerechnet werden.
Es gibt eine Systemeinstellung, die dazu führt, dass Stornierungen sofort abgerechnet werden. Dann werden bei Löschung innerhalb des Stornovorlaufs automatisch die jeweiligen Stornokosten berechnet und der Manager muss bzw. kann nichts weiter tun. Dies gilt dann allerdings systemweit für alle Termine.