In raum]für[raum können im programMANAGER mit den Rollen und Rechten verschiedene Benutzertypen angelegt werden. Diese sollen hier in ihrer Standardausführung kurz vorgestellt werden. Die individuellen Ausprägungen der jeweiligen Rollenzusammenstellungen sind natürlich von Kunde zu Kunde verschieden. Die hier angesprochenen Prozesse und Funktionen werden in den Kapiteln Der Buchungsprozess, Terminverwaltung, Empfang und Dienstleisteransicht Schritt für Schritt erläutert.

Anfrager

Bei einer Anfrage erzeugt der Benutzer eine vollständige Veranstaltungsbuchung, inklusive aller terminspezifischen Stammdaten sowie eventueller Ressourcen, allerdings muss diese einen Freigabeprozess durchlaufen. Die Veranstaltungsbuchung wird in der persönlichen Aufgabenliste des verantwortlichen Raummanagers (siehe unten) aufgeführt und muss freigegeben oder abgelehnt werden. Erst nach einer Bestätigung durch den Raummanager ist die Buchung fix und die angefragten Ressourcenbestellungen werden für die Dienstleister verbindlich. Bei dieser Art der Anfrage wählt der Benutzer bereits einen konkreten Raum für die Veranstaltungsbuchung aus. Alternativ ist es dem Benutzer aber auch möglich, eine „raumlose Anfrage“ zu erstellen. Bei dieser Variante fragt der Benutzer keinen spezifischen Raum an. Die Auswahl bzw. Zuweisung eines Raumes obliegt dem verantwortlichen Raummanager. 

Bucher

Bei einer Buchung erzeugt der Benutzer eine vollständige Veranstaltungsbuchung, inklusive aller terminspezifischen Stammdaten sowie eventueller Ressourcen. Hierbei muss kein Freigabeprozess mehr durchlaufen werden. Anders als bei der Anfrage wird eine Buchung also direkt in raum]für[raum eingetragen. Je nach Konfiguration der Buchungsrechte ist es aber auch dem Bucher möglich, „raumlose Anfragen“ zu stellen, wenn die Vergabe der Räume durch einen übergeordneten Raummanager organisiert wird.

Raummanager  

Die Raummanager werden über alle Anfragen in Räumen, für die sie verantwortlich sind, informiert. Ihnen obliegt die Bearbeitung dieser Anfragen. Dabei kann es sich um die reine Freigabe der Anfrage, eine Bearbeitung mit anschließender Freigabe der Anfrage oder eine Ablehnung mit/ohne Angabe von Gründen handeln. Gibt der Raummanager eine Anfrage frei, wird daraus eine endgültige Buchung. Wenn der Anfrager eine solche freigegebene Buchung aber beispielsweise verschiebt, wird aus der ursprünglich freigegebenen Buchung erneut eine Anfrage. Diese ist dann vom verantwortlichen Raummanager erneut zu bearbeiten (Ausnahme: Die Buchung wird innerhalb des bereits freigegebenen Zeitfensters verkürzt.) Bei „raumlosen Anfragen“ übernimmt der Manager zusätzlich die Auswahl des Raumes.

Terminadministratoren

Die Terminadministratoren verfügen über die Eigenschaften der Raummanager, können aber zusätzlich auf alle Raumbuchungen, für die sie Raum-Administratorenrechte haben, und/oder auf alle raumunabhängigen Ressourcenbuchungen, für die sie Raumgruppen-Administratorenrechte haben, zugreifen. Bearbeiten können sie diese, wie es die Rechte "Buchen in die Vergangenheit / Zukunft" zulassen. Dabei sind die Terminadministratoren nicht an eventuelle Rüst- oder Vorlaufzeiten gebunden, solange dadurch keine Terminkollisionen entstehen.

Dienstleister

Für die Dienstleister gibt es in raum]für[raum einen eigenen Bereich, in dem die Arbeitsgruppenmanager die Bestellungen der Produkte / Dienstleistungen sehen und abarbeiten können. Den Dienstleistern steht dabei eine Vielzahl von PDF-Dokumenten zur Verfügung, welche aus diesem Bereich heraus erzeugt und gedruckt werden können. Die Arbeitsgruppenmanager werden in ihrem Bereich nur über die Ressourcen (Produkte / Dienstleistungen) informiert, für die die Arbeitsgruppe auch jeweils verantwortlich ist.

Empfangspersonal

Mithilfe des Empfangs-Moduls haben Benutzer die Möglichkeit, dem Empfang die Gäste Ihrer Veranstaltungen mitzuteilen. Das Empfangspersonal kann diese dann ein- und auschecken sowie Gästeausweise erstellen. Auf diese Weise werden die Gäste professionell begrüßt. Auch das Empfangspersonal verfügt in raum]für[raum über eine eigene Ansicht.