Die Anbindung an ein Groupware-System ermöglicht Termineinladungen interner und externer Teilnehmender.
Interne Teilnehmende können via Zugriff auf angebundene Adressbücher zu der Veranstaltung eingeladen werden, externe Teilnehmende per Eintragung der E-Mail-Adressen.

Die Anzeige der Verfügbarkeitszeiten interner Teilnehmender hilft, einen geeigneten Zeitpunkt für einen Termin zu finden.

Diese Termineinladungs-Funktion finden Sie im Buchungsassistenten, den Terminbearbeitungsmasken sowie im Buchungsdialog der Tages-/Wochenansicht unter der Option „Teilnehmende einladen".

Verfügbare Adressbücher werden in einer Drop-down-Liste angezeigt und können mit einem Klick ausgewählt werden. Welche Adressbücher dargestellt werden, ist abhängig von den Einstellungen im programMANAGER.
Nach der Auswahl eines Adressbuchs haben Sie die Möglichkeit, die Kontakte über die Suchfunktion zu finden. Die Option „Alle" durchsucht alle verfügbaren Adressbücher.

Das ausgewählte Adressbuch oder aber der Zugriff auf alle Adressbücher wird als Voreinstellung gespeichert und bei der folgenden Buchung wieder vorgelegt.

Alternativ geben Sie die E-Mail-Adressen der gewünschten Personen, die Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen möchten, händisch in das Such-Feld ein.

Über das Symbol vor dem Namen der ausgewählten Personen (siehe rote Markierungen im Screen) lässt sich ein Pop-up-Menü aufrufen. Mit diesem kann zwischen „erforderlichen Teilnehmenden" und „optionalen Teilnehmenden" unterschieden werden. Das Papierkorb-Symbol hinter dem Namen der Personen ermöglicht das Entfernen von Einträgen.

Um sich selbst auch zu einem Termin einzuladen, beachten Sie bitte die Exchange-Einstellungen im Optionen-Menü.

Bei internen Eingeladenen werden die Verfügbarkeitszeiten automatisch mit ausgegeben. Die kumulierte Anzeige zeigt die Summe der Belegungen der ausgewählten Personen.

Die Belegung der Räume hat keinen Einfluss auf die Kumulierung.

Mit einem Klick auf die gewünschte Uhrzeit, wird der Termin übernommen und Sie können Ihre Buchung wie gewohnt fortsetzen.
Sie sehen, dass für die Beispielveranstaltung von 13:15 Uhr - 14:15 Uhr zum einen die eingeladenen Personen verfügbar sind, zum anderen auch der ausgewählte Konferenzraum 1 frei ist. Der Termin kann infolgedessen gebucht werden. 

Alle Teilnehmenden der Veranstaltung - interne wie externe - erhalten nach Abschluss der Buchung einen Eintrag mit allen Detailinformationen in ihr Groupware-System sowie eine systemkonforme Einladungs-Mail. Diese kann zugesagt / abgesagt / unter Vorbehalt zugesagt werden.

Die einladende Person kann in der Übersicht des Termins den Status der Teilnehmenden jederzeit einsehen und wenn nötig eine Erinnerung an die Teilnehmenden senden.

Ist bei einer Einladungs-Rückmeldung ein Kommentar enthalten, wird dieser via Tooltip angezeigt.

Zusätzlich ist es möglich, Teilnehmende nachträglich über das Bearbeiten-Icon zu einer gebuchten Veranstaltung hinzuzufügen oder zu löschen. Die Status können von „Erforderlich" auf „Optional" gesetzt oder Teilnehmende über das Papierkorb-Symbol ausgeladen werden und es kann nach einem neuen freien Termin gesucht werden. Ändern Sie weitere Parameter des gebuchten Termins, werden die eingeladenen Personen darüber sofort per E-Mail informiert und bleiben so immer auf dem neusten Stand.