Bei aktiviertem Empfangsmodul ist es dem Benutzer möglich, bereits während der Buchung externe Gäste, die an der Veranstaltung teilnehmen sollen, einzuladen. Diese Funktion gilt sowohl für den Buchungsassistenten als auch für die Buchung in der Tages-, Wochenansicht. Die eingetragenen Gäste werden dem Empfangspersonal in ihrer eigenen Ansicht angezeigt und können von diesem begrüßt, ein- und ausgecheckt werden (siehe Empfang).

Im Buchungsassistenten geben Sie die Details Ihrer Buchung wie gewohnt ein. Unter „Empfangs-Gäste eintragen" können Sie Ihre Gäste mit Namen, Firma und E-Mail-Adresse eintragen.
Beim Feld „Name" handelt es sich um ein Autovervollständigungsfeld. Dieses durchsucht die personenbezogenen Daten, die Sie bei früheren Buchungen eingetragen haben.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob der Gast mit einer Eskorte vom Empfang abgeholt werden soll und ob ein Parkplatz zugewiesen werden soll. Fahren Sie mit Ihrer Buchung wie gewohnt fort.

Im Buchungsdialog der Tages- und Wochenansicht geben Sie Ihre Veranstaltung wie gewohnt ein. Unter dem Punkt „Sonstiges" können Sie Ihre Gäste mit Namen, Firma und Mail-Adresse eintragen und Ihnen eine Eskorte oder einen Parkplatz zur Verfügung stellen.

Wenn Sie eine große Zahl von Gästen zu einer Veranstaltung hinzufügen möchten, steht Ihnen in der Terminbearbeitungsmaske die Funktion „Gästeimport aus Excel-Datei" zur Verfügung.


Wenn Ihr Unternehmen im Empfangsbereich Black- oder Whitelists verwendet, beachten Sie bitte folgendes Verhalten beim Hinzufügen von Gästen:

Steht der von Ihnen eingeladene Gast auf der Blacklist, erhält der Termin den Status „angefragt".
Steht der von Ihnen eingeladene Gast auf keiner Liste, erhält der Termin den Status „angefragt".
Fügen Sie einen Gast hinzu, der auf der Whitelist steht, sowie einen Gast, der auf keiner Liste oder auf der Blacklist steht, erhält der Termin den Status „angefragt".

Termine mit dem Status „angefragt" müssen von einem Raummanager oder dem Buchungsservice freigegeben werden. Dies gilt auch für Serientermine.

Empfangs-Ressourcen

Im programMANAGER gibt es die Möglichkeit, Ressourcen mit externen Gästen zu verknüpfen. Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie Ressourcen für eine Veranstaltung buchen, zu der Sie externe Gäste einladen.

Ressourcen mit dieser Möglichkeit sind mit dem Icon versehen. Wenn Empfangsgäste zu einer Veranstaltung hinzugefügt werden, erscheint bei der Bestellung von Ressourcen im Mouseover die Liste der Gäste mit einer Checkbox. Setzen Sie den Haken neben dem Namen des Gastes, so sind Ressource und Gast verbunden.

Der Empfang sieht hinter jedem Gast, der mit einer Ressource verknüpft wurde, ebenfalls das Icon . Ein Mouseover zeigt hier die Ressource an, die mit genau diesem Gast verknüpft ist (z.B. eine Flipchart).
Der zuständige Arbeitsgruppenmanager kann in der Übersicht der Bestellungen ebenfalls sehen, ob eine Ressource verknüpft ist.