Unternehmen sind verpflichtet genau nachweisen zu können, welche Veranstaltungen mit welchen Bewirtungsarten stattgefunden haben, oder auch ob externe Gäste bei Veranstaltungen anwesend waren und wenn ja welche. Die anfallenden Kosten für interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie externe Gäste müssen daher evtl. auf unterschiedliche Konten aufgeteilt werden.

Die Aufgabe des SAP FI Moduls ist es, alle Daten in raum]für[raum zu speichern und zur Verfügung zu stellen, die für die Abrechnung vorhanden sein müssen. Die Benutzer müssen daher während des Buchungsvorgangs eine Bewirtungsart auswählen und evtl. sogar die Teilnehmenden mit Namen und Firma eintragen, damit diese abgerechnet werden können. Es kann eingestellt werden, dass eine Veranstaltung nur abgerechnet werden kann, wenn die Summe der Teilnehmenden mit der Anzahl der Teilnehmenden übereinstimmt. Die Kosten der Bewirtungsressourcen (= Ressourcen, denen eine Bewirtungsart zugewiesen wurde), die für eine Veranstaltung gebucht werden, müssen gegebenenfalls auch auf unterschiedliche Konten aufgeteilt werden. Die Daten werden so aufbereitet, dass sie in Ihr SAP-System exportiert werden können.

Hier sollen die wichtigsten Auswirkungen des SAP FI Moduls im Buchungsprozess vorgestellt werden. (Die Screenshots zeigen die Buchung mit dem Buchungsassistenten, gleiches gilt jedoch auch für die Verwendung der Tages-/Wochenansicht.)

Beispiel 1: Der Bucher wählt die Bewirtungsart „Veranstaltung nur mit Internen", der zugewiesene Bewirtungstyp im Beispiel lautet „Besprechung". Die Buchung wird auf das dafür vorgesehene Konto gebucht, der Bucher hat nichts weiter zu beachten.

BeispieI 2: Der Bucher wählt die Bewirtungsart „Veranstaltung mit Externen", als Bewirtungstyp wurde „Besprechung" ausgewählt. Bei Veranstaltungen mit Externen kann es aus steuerlichen Gründen nötig sein, die Teilnehmenden zu dokumentieren. Wenn dies der Fall ist, kann die Bewirtungsart im programMANAGER entsprechend konfiguriert werden. In der Applikation erscheint dann das Feld „Teilnehmende einpflegen".

Tragen Sie hier Ihre externen Gäste mit Namen und Firma ein. Um die Einträge anzulegen, klicken Sie auf „Teilnehmenden hinzufügen" oder geben Sie die Anzahl der einzutragenden Personen ein und klicken Sie auf „Einträge erzeugen". Mit der Checkbox „Vollständig" machen Sie kenntlich, ob alle externen Gäste eingetragen wurden. Mit einem Klick auf „Übernehmen" werden die Einträge in die Buchung eingefügt.

Wenn Sie das Empfangsmodul nutzen, können Sie die Gäste dem Empfang mit einem Klick in die Checkbox direkt mitteilen und festlegen, ob den Gästen ein Parkplatz und/oder eine Eskorte zur Verfügung gestellt werden soll.

Beispiel 3: Der Bucher wählt die Bewirtungsart „Fremdnutzung", weil ein Raum an eine externe Firma vermietet wird. In diesem Fall werden die entstehenden Kosten nicht an das eigene SAP-System exportiert, sondern es muss eine Rechnung an den externen Bucher ausgestellt werden. Mit der Bewirtungsart „Fremdnutzung“ kann der Benutzer in der Buchungsmaske über die Autovervollständigung eine Rechnungsadresse auswählen. Wie diese angelegt werden, finden Sie hier beschrieben. Wenn Sie eine externe Rechnungsadresse angeben, passt sich die Angabe „Veranstaltet von" automatisch an die ausgewählte Kontaktperson an.

Wenn es zusätzlich nötig ist, die Teilnehmenden einzutragen, kann dies, wie in Beispiel 2 beschrieben, über das Feld „Teilnehmende einpflegen" geschehen.