Mit einem Klick auf das Icon „Neu" in der Übersicht können Sie eine neue Spreadsheet-Schnittstelle anlegen. Unter Spreadsheets werden tabellarische Dateien wie CSV, XLS oder XLSX verstanden, die personenbezogene Daten enthalten.

Geben Sie der Spreadsheet-Schnittstelle einen Namen. Die entsprechende Spreadsheet-Datei muss lokal auf dem Server verfügbar sein. Falls das Modul für Mandanten aktiv ist, beziehen sich die Daten aus der Spreadsheet-Datei auf diesen Mandanten. Bitte beachten Sie dies beim Import der Daten!


Besonderheiten CSV:

  • Angabe eines Trennzeichens (Fachl.: delimiter)
  • Angabe einer Maskierung (Fachl.: enclosure)
  • Zeichensatz - Achtung: Der Zeichensatz kann flexibel gewählt werden. Die Datei wird nach der Auswahl analysiert und ein Zeichensatz wird vorgeschlagen, falls der ermittelte Zeichensatz von dem konfigurierten Zeichensatz abweicht. Dies muss allerdings nicht zwingend korrekt sein und dient nur als zusätzliche Hilfe. Der Zeichensatz wird approximativ aus dem Inhalt der Datei ermittelt. Wenn eine CSV-Datei noch keine Daten enthält, kann es vorkommen, dass ein kleinerer Zeichensatz vorgeschlagen wird, als der Zeichensatz mit befüllter CSV-Datei im späteren Verlauf ergeben würde.

Besonderheiten XLS / XLSX

  • Auswahl des Arbeitsblattes: Nach der Auswahl der Datei werden die ermittelten Arbeitsblätter aus der Excel-Datei gelesen. Dort muss das Arbeitsblatt mit den Personendaten angegeben werden.

Gruppen

Das Feld für „Gruppen-Trennzeichen" ist für die Verwendung von gruppengesteuerten Funktionen optional zu befüllen. Hier sollte ein eindeutiges Zeichen oder eine Zeichenfolge angegeben werden, die in dieser Form nicht in den Inhalten vorkommen kann. In der Spalte mit den Gruppendaten können somit mehrere Gruppenbezeichnungen enthalten sein. Diese werden bei der Verarbeitung an dem konfigurierten Trennzeichen aufgelöst.

Mapping

Im Anschluss an das Anlegen der Spreadsheet-Quelle muss das Mapping zwischen den Spalten der tabellarischen Datei und den entsprechenden raum]für[raum-Attributen konfiguriert werden. Klicken Sie dazu auf das Icon . Als Vorschau wird bei der Auswahl die erste Zeile der Spreadsheet-Datei zur Hilfestellung angezeigt.

 

Scheduler-Job

Wenn die Quelle sowie das Mapping konfiguriert wurden, muss der Scheduler-Job „UpdateSpreadsheet" eingerichtet bzw. ausgeführt werden. Um für eine performante Verarbeitung zu sorgen, werden die Daten aus der Spreadsheet-Datei in die lokale raum]für[raum-Datenbank geladen. Die Schnittstelle kann erst nach der Ausführung des Jobs verwendet werden. Während der Verarbeitung der Spreadsheet-Datei durch den Job wird die Schnittstelle gesperrt. Der Job sollte daher nachts ausgeführt werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Jobs wird die Schnittstelle freigegeben. Sollten während der Verarbeitung Fehler auftreten, bleibt die Sperre aktiviert, die Schnittstelle wird dann erst nach dem nächsten erfolgreichen Durchlauf reaktiviert.