Verfügbarkeitsstatus in Outlook

Voraussetzung für einen automatischen Kalender-Eintrag nach einer Desk-Sharing-Buchung:

Unter „Globale Optionen" lässt sich speziell für Desk-Sharing-Buchungen einstellen, dass Benutzer automatisch zu ihrer Buchung mit eingeladen werden. Dies ermöglicht einen automatischen Kalender-Eintrag der Buchung in Outlook.

Bislang hatte ein solcher Kalender-Eintrag zur Folge, dass der Desk-Sharing-Bucher bei einer Free-/Busy-Abfrage innerhalb der Groupware für Kollegen/-innen als nicht verfügbar angezeigt wurde. Dies ändert sich ab der Version 5.4.3.

Ab Version 5.4.3: Statusanzeige standardmäßig „Frei"

Desk-Sharing-Benutzer, die automatisch zu ihrer Buchung mit eingeladen werden, erhalten fortan einen Kalender-Eintrag in Outlook, der standardmäßig den Status „Frei" aufweist. Dadurch wird ermöglicht, dass der Kalender-Eigentümer trotz des Desk-Sharing-Termins für Anfragen/Termine zur Verfügung steht.

Statusanzeige „beschäftigt"

Die Desk-Sharing-Konfiguration erfolgt ganz individuell. Ein Shape kann sich auf einen einzelnen Desk beziehen und damit die Buchung dieses einzelnen Arbeitsplatzes ermöglichen.

Ein Shape kann sich allerdings auch auf einen gesamten Konferenztisch/Meetingraum beziehen.

Ist es gewünscht, dass die Buchung eines bestimmten Arbeitsplatzes oder Meetingraumes in Outlook automatisch den Status „beschäftigt" erhält, kann dies mit einem Rechtsklick auf den betreffenden Shape konfiguriert werden.