Mit dem Modul „Teams Meeting" haben die Benutzer die Möglichkeit, eine Veranstaltung im Verlauf des Buchungsprozesses als Teams Meeting zu klassifizieren. Auf diese Weise wird ein Online-Meeting gebucht. Im Anschluss an die Buchung steht der Einwahllink zu dem Teams Meeting innerhalb der Veranstaltungsdaten und zusätzlich als E-Mail-Attribut zur Verfügung. Sieht die Infrastruktur des Kunden dies vor, kann optional ein zugehöriges Raumpostfach mit eingeladen werden.

Prinzipiell können die nachfolgenden Veranstaltungstypen als Teams Meeting klassifiziert werden:

  • Raumbuchungen
  • Multiraumbuchungen
  • Ressourcenbuchungen

Die Klassifizierung hängt am ganzen (Serien-)Termin und ist nicht pro Raum (oder Tag der Serie) vergeben.

Buchungsprozess

Um eine Teams-Buchung zu erzeugen, können Sie die Checkbox im Buchungsdialog aktivieren. In den Szenarien des Buchungsassistenten wird diese je nach Konfiguration angezeigt.

Bei der Buchung über die Tages-/Wochenansicht steht die Checkbox ebenfalls zur Verfügung.

Laden Sie interne und/oder externe Teilnehmende zu dem Termin mit ein.

Im Rahmen der Buchung des Teams Meetings werden die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, die in die Bereiche „Empfangs-Gäste eintragen" und „Aus Adressbuch einladen" eingepflegt wurden, dem Meeting hinzugefügt. Falls hinterlegt, wird das verknüpfte (Raum-)Postfach in diesem Zuge ebenfalls mitgebucht (aktualisiert/storniert).

Die zugehörigen Einwahldaten für das Meeting werden nach erfolgter Buchung an die Teilnehmenden versendet.

Terminverwaltung

Der bei der Buchung generierte Einwahllink wird in allen Detailansichten des Termins aufgeführt und kann nicht bearbeitet werden. Eine nachträgliche Klassifizierung einer Veranstaltung als „Teams Meeting“ in der Terminverwaltung ist jedoch jederzeit möglich. Bei Aktualisierungen oder der Löschung des Termins wird selbstverständlich auch die zugehörige Teams-Sitzung geändert bzw. gelöscht, ohne dass Sie zusätzlich aktiv werden müssen.

Die Teams-Infrastruktur macht eine Feedback-Verarbeitung interner (Bereich: „Aus Adressbuch einladen") sowie externer Teilnehmenden (Bereich: „Empfangs-Gäste eintragen") möglich.
Innerhalb der Termindetails haben Sie damit jederzeit den Überblick über die jeweils aktuellen Status der eingeladenen Personen, also über Zu- und Absagen, Annahmen unter Vorbehalt oder ausstehenden Rückmeldungen.

Damit Sie selbst die Einladungsmail inkl. Link zum geplanten Teams Meeting erhalten und darüber hinaus eine automatische Termineintragung in Ihrem Outlook-Kalender erfolgt, ist unter den Optionen die Aktivierung der Checkbox „Bucher automatisch mit einladen" erforderlich.