Arbeiten Sie mit Kostenberechnung/-verrechnung, müssen Sie für die Räume und für die Sitzordnungen jeweils gültige Kostenblöcke anlegen. Nur so können die gebuchten Veranstaltungen später auch ausgewertet und abgerechnet werden. Die Kosten für Ressourcen (Technik, Catering, etc.) werden im Kapitel Kosten für Ressourcen anlegen / modifizieren  angelegt.

Nutzen Sie dagegen keine Kostenberechnung und sind die Räume für Veranstaltungen kostenfrei, können Sie diesen Punkt überspringen.

Damit sind alle Veranstaltungen von der Kostenseite her in den Auswertungen nicht auszuwerten und nicht abrechenbar.

Da Kosten immer nur für einen begrenzten Zeitraum gültig sind, werden diese in raum]für[raum für Zeitabschnitte mit „Von-“ und „Bis-“Datum angelegt. Diese Zeiträume werden in raum]für[raum „Kostenblöcke“ genannt. Den angelegten Kostenblöcken werden Kosten hinzugefügt. Hier sind die verschiedensten Varianten möglich: Pauschalen, Kosten pro Stunde, unterschiedliche Kosten je nach Tageszeit, Anzahl der Teilnehmenden und Bewirtungsart usw. Auch Mischformen sind möglich. Diese im Kostenblock eingetragenen Kosten werden in raum]für[raum als Kosteneintrag bezeichnet.

Ein Kostenblock kann mehrere Kosteneinträge beinhalten, z.B. wenn die Kosten für einen Projektor 2 Euro Pauschale und 5 Euro Miete pro 15 Minuten betragen. Die Kosteneinträge eines Kostenblockes werden addiert. Jedem Kosteneintrag wird eine Leistende Kostenstelle oder Leistungsart zugewiesen. Diese wird in der Kostenauswertung verwendet und kann an ein Abrechnungssystem übergeben werden.  

Alle Objekte, die an einer Veranstaltung beteiligt sind, müssen für den Zeitpunkt der Veranstaltung gültige Kostenblöcke aufweisen, damit die Kosten der Veranstaltung ausgewertet und/oder an ein Abrechnungssystem übergeben werden können. Dazu gehören Räume, Sitzordnungen und Ressourcen. Jedes dieser Objekte hat auch immer einen Standardkostenblock. Dessen Daten werden im Programm angezeigt, wenn zum Zeitpunkt der Veranstaltung kein gültiger Kostenblock existiert. Diese Kosten werden mit dem Hinweis versehen, dass diese vorläufig sind und sich noch ändern können.

Wenn dann ein neuer Kostenblock für dieses Objekt angelegt und mit den gewünschten Kosten versehen wurde, muss der Kostenblock freigegeben werden. Dabei wird in allen Veranstaltungen, bei denen die Kosten dieses Objektes noch vorläufig waren, der neue Kostenblock eingesetzt. Es ist auch möglich, die betroffenen Bucher in diesem Fall per E-Mail zu benachrichtigen.

Durch die Zeitabhängigkeit der Kostenblöcke bleiben die Kosten der Veranstaltungen revisionssicher.

Bei der Buchung gilt immer der Kostenblock, der zum Zeitpunkt der Veranstaltung gültig ist. Existieren mehrere, gilt der als letztes angelegte Kostenblock.

Wenn sich Kosten ändern, obwohl schon ein Kostenblock für diesen Zeitraum existiert, kann man auch sich überschneidende bzw. gleichzeitige Kostenblöcke anlegen. Für bereits gebuchte Veranstaltungen gilt dann der alte Kostenblock (der zum Zeitpunkt des Buchungsvorgangs gültig war), für neue Buchungen gilt der neu angelegte Kostenblock. Bei Terminverschiebungen / -änderungen werden die Kosten aktualisiert.

Solange ein Objekt noch keinen gültigen Kostenblock hat, gelten dessen Kosten als vorläufig und ein Auswerten / Abrechnen der kompletten Veranstaltung ist blockiert, da es sein könnte, dass für dieses Objekt noch Kosten angelegt werden. Daher müssen immer Kostenblöcke für alle Räume / Sitzordnungen / Ressourcen angelegt werden, auch wenn die Kosten 0 betragen. Ansonsten ist das Auswerten und Abrechnen der Kosten nicht möglich.

Die farblichen Markierungen der Kostenblöcke dienen der Übersichtlichkeit, sodass Kostenblöcke bei verschiedenen Bewirtungsarten („Erweiterte Bewirtung“, „Fremdnutzung“ etc.) besser zu erkennen und in der obigen Liste leichter wiederzufinden sind. Durch Anklicken einer Zeile erscheint der entsprechende Eintrag in der Liste gelb unterlegt. Die rote Linie symbolisiert den heutigen Tag. Für den schwarz angezeigten Zeitraum wurde kein Kostenblock definiert. Mit der Checkbox „Alle anzeigen“ lassen sich noch nicht freigegebene Kostenblöcke aus der Zeitleiste ein- bzw. ausblenden.