Die grundsätzliche Arbeitsweise der Raumpostfach-Einladungen lässt sich wie folgt zusammenfassen: Ein technischer Benutzer wird per Konfiguration in raum]für[raum hinterlegt. Dieser hat die Möglichkeit, E-Mails zu senden und zu empfangen. Ein Raum in raum]für[raum wird per Konfiguration mit dem technischen Benutzer als Akteur sowie mit einem Raumpostfach als Entsprechung im Groupware-System verknüpft. Bei Buchung, Änderung oder Löschung einer raum]für[raum-Veranstaltung in einem Raum mit verknüpftem Raumpostfach wird die jeweilige Aktion im vCalendar-Format per E-Mail an das Raumpostfach übermittelt. Auf diese Weise wird der Raumpostfachkalender unidirektional mit raum]für[raum abgeglichen. Das Raumpostfach muss dabei die Einladungen automatisiert verarbeiten und eine Antwort im vCalendar-Format als Rückmeldung an den technischen Benutzer senden. Via IMAP werden die Feedbacks verarbeitet und es wird eine entsprechende Statusmeldung bei der Veranstaltung hinterlegt, ob die Einladung von Raumpostfach akzeptiert wurde. Raumsperren können optional ebenfalls in das Raumpostfach übertragen werden.

Voraussetzungen

  • Groupware-System mit Raum- oder Ressourcen-Postfächern
  • Verarbeitung von vCalendar-Einladungen
  • Automatische Bestätigung von Einladungen im Postfach
  • Technischer Benutzer zum Senden und Empfangen der Einladungen/Antworten
  • SMTP-Anbindung
  • IMAP-Anbindung

Prozess

Konfiguration

Schnittstellen

Die Funktion „Raumpostfach einladen" ist ein Teil des Groupware-Moduls zur Anbindung von Drittsystemen. Als Basis werden zwei Schnittstellen benötigt. Dazu ist es erforderlich, dass auf dem Groupware-System SMTP- und IMAP-Server aktiviert und erreichbar sind. Zusätzlich muss es einen technischen Benutzer auf dem Groupware-System geben, der zum einen E-Mails senden und empfangen kann und zum anderen privilegiert ist, Einladungen an die entsprechenden Raumpostfächer zu senden.

Klicken Sie auf das Plus-Icon, um eine IMAP- oder SMTP-Schnittstelle anzulegen.

Füllen Sie die notwendigen Angaben aus und legen Sie Ihre Einstellungen fest.

Wenn die Schnittstellen bereit stehen, kann die Konfiguration über das Info-Symbol geprüft werden.

Raumpostfächer

Unter „Raumpostfächer" kann nun ein Raum mit einem Raumpostfach verbunden werden. Zuvor sollte allerdings ein technischer raum]für[raum-Benutzer angelegt werden, in dessen Namen postfachbezogene Aktionen ausgeführt werden.

Schnittstelle

Auswahl des zuvor angelegten IMAP-Servers für das Abrufen der Feedback-Mails

SMTP-Server

Auswahl des zuvor angelegten SMTP-Servers für das Versenden der Einladungen

E-Mail

E-Mail-Adresse des Raumpostfachs

Raum

Auswahl des zu verknüpfenden raum]für[raum-Raumes

Benutzer

Autovervollständigung zur Auswahl des technischen raum]für[raum-Benutzers

Raumsperren einschließen

Entscheidung, ob auch Raumsperren als Einladung an das Raumpostfach gesendet werden sollen

ACHTUNG: Die Konfiguration kann im Nachgang nur noch begrenzt verändert werden. Es besteht nur noch die Möglichkeit, den technischen raum]für[raum-Benutzer zu ändern sowie zu entscheiden, ob Raumsperren mit einbezogen werden sollen.

Ist das Raumpostfach angelegt, können über das Plus-Icon zukünftige, noch nicht vorhandene Einladungseinträge nachträglich initialisiert werden. In dem Dialog kann zunächst eine Vorschau/Auflistung der betroffenen Veranstaltungen (und Raumsperren) ausgeben werden. Mit der nächsten Ausführung des Scheduler-Jobs „MailboxProcessor" werden die Einladungen dann an das Raumpostfach übermittelt.

Der Versand der Einladungen und das Verarbeiten der Feedbacks erfolgt nicht direkt bei der Aktion durch einen Benutzer, sondern ebenfalls über den Scheduler-Job „MailboxProcessor".

Raumpostfach Logging

Im Logging finden sich alle Informationen über den Einladungsprozess. Dies reicht von Fehlern bis hin zu reinen Informationen über den Inhalt und die Aktionen der Ausführungen.

Sollte das Senden einer Einladung nicht erfolgreich verlaufen, wird dies bis zu 5x erneut versucht. Nach 5 erfolglosen Sendeversuchen wird die Einladung nicht weiter verarbeitet und mit dem Status „Fehler" versehen. Über das Recycle-Symbol bei den Raumpostfächern können Einladungen mit Fehlerstatus zum erneuten Versandt zurückgesetzt werden. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn der SMTP-Server einmal nicht verfügbar ist oder der SMTP-Benutzer gesperrt ist.

Verknüpfung zu Raumgruppen

In der Bearbeitungsmaske der Raumgruppe sind Raumpostfach-Räume mit dem Inbox-Symbol kenntlich gemacht. Das Symbol ist entweder grün oder rot, je nachdem ob das Raumpostfach aktiviert ist. Über das Kontextmenü des Symbols kann per Schnellzugriff zu der entsprechenden Groupware-Ansicht navigiert werden.