Innerhalb von raum]für[raum gibt es die Möglichkeit, eine Vielzahl von detaillierten Informationen auszuwerten.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass im programMANAGER Auswertungen und Auswertungsvorlagen angelegt werden, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen sollen. Eine Auswertung kann in verschiedene Auswertungsgruppen, denen wiederum die entsprechenden Leistungsarten zuzuordnen sind, untergliedert werden. Eine so angelegte Auswertungsgruppe erscheint in der Applikation als Spalte, in der die Auswertungsergebnisse angezeigt werden. Auswertungsvorlagen sind einfache Vorbelegungen für die Formulare, die Sie ausfüllen müssen, um die ausgewählte Auswertung durchzuführen.

Kosten

Bei der Auswertung der Kosten haben Sie die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum die kostenrelevanten Buchungen auszuwerten. Wichtig ist hierbei, dass raum]für[raum immer nur die Kosten für definierte Kostenstellen auswerten kann und somit keine Kosten für Personen widerspiegelt.

Damit Sie aus der bestehenden Vielfalt der Buchungen ein aussagekräftiges Ergebnis bekommen, stehen Ihnen innerhalb von raum]für[raum verschiedene Filterfunktionen zur Verfügung, welche die Summe der ausgewerteten Buchungen verringern.
Die folgenden Filter sind verfügbar:

  • Definition des auszuwertenden Zeitraums
  • Anzeigen des Auswertungszeitraums in den Export-Dateien (erst möglich ab Version 5.4.6.12)
  • Veranstaltungen ohne Kosten ausblenden
  • Einzelauflistung der Kosten
  • Keine Stornotermine anzeigen
  • Nur Stornotermine anzeigen
  • Nur Grundgebühren anzeigen
  • Nur Veranstaltungen mit den ausgewählten Leistungsarten anzeigen
  • Untergliederung der Veranstaltungsart
  • Untergliederung der Bewirtungsart
  • Untergliederung in evtl. hinterlegte Mandanten (ist ein Mandant ausgewählt, wird zusätzlich auf Termine gefiltert, deren Besitzer dem gewählten Mandanten angehören)
  • Nur (nicht) abgerechnete Buchungen anzeigen
  • Auswahl einer oder mehrerer Kostenstellen
  • Untergliederung der Leistungsart
  • Filterung nach einem oder mehreren Raumtypen (→ ab Version 5.4.7.7, sofern im programMANAGER ein oder mehrere Raumtypen definiert wurden)

Angezeigt werden die Kosten für Catering mit der Kostenstelle 0815. Bei Verwendung der entsprechenden Module haben Sie nun die Möglichkeit, diese Veranstaltungen als CSV, XML, XLSX oder PDF zu exportieren.

Räume

Bei der „Auswertung Räume“ haben Sie die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum eine Auswertung über die Auslastung eines spezifischen, oder mehrerer spezifischer Räume durchzuführen. Auch hier ist zu beachten, dass keine personenspezifischen Daten ausgewertet werden. Die Auswertung spiegelt vielmehr die Auslastung der zuvor gewählten Räume wider. So lässt sich zum Beispiel darstellen, wann welcher Raum die höchste Auslastung hat. Außerdem können Sie bei bestehenden Check-in-Konfigurationen einsehen, wie viele Check-ins erfolgreich durchgeführt wurden (manuell vs. automatisch) und bei wie vielen Buchungen der dazugehörige Check-in abgelaufen ist.
Um die Auswertung zielgerecht durchführen zu können, stehen Ihnen wieder einige Filterfunktionen zur Verfügung.

  • Definition des auszuwertenden Zeitraums
  • Definition der auszuwertenden Tage
  • Definition der auszuwertenden Uhrzeit der jeweiligen Tage
  • Anzeigen des Auswertungszeitraums in den Export-Dateien (erst möglich ab Version 5.4.6.12)
  • Auswahl einer oder mehrerer Kostenstellen
  • Untergliederung in evtl. hinterlegte Mandanten (ist ein Mandant ausgewählt, wird zusätzlich auf Termine gefiltert, deren Besitzer dem gewählten Mandanten angehören)

Wählen Sie die auszuwertenden Räume/Arbeitsplätze aus und treffen Sie die weiteren Filtereinstellungen.

  • Filterung nach einem oder mehreren Raumtypen (→ ab Version 5.4.6, sofern im programMANAGER ein oder mehrere Raumtypen definiert wurden)

    Werden nur Raumtypen ausgewählt und keine Räume/Raumgruppen, so werden für die Auswertung alle Räume berücksichtigt, die vom gewünschten Raumtyp sind.

  • Anzahl der Teilnehmenden anzeigen
  • Summe der Veranstaltungen anzeigen
  • Summe gelöschter/stornierter Veranstaltungen anzeigen
  • Summe der Videokonferenzen anzeigen
  • Summe externer Standorte anzeigen
  • Summe der Veranstaltungen mit abgelaufenem Check-in anzeigen
  • Summe der Veranstaltungen mit erfolgreichem Check-in anzeigen
  • Veranstaltungen in sich überschneidenden Kombi- und Einzelräumen einschließen
  • Leerstehende Räume ausschließen
  • Nur Räume mit erforderlichem Check-in anzeigen
  • Untergliederung der Bewirtungsart
  • Untergliederung der Veranstaltungsart

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die tagesbezogene Auslastung angezeigt.

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die wochenbezogene Auslastung angezeigt.

Erläuterung der aufgeführten Check-in-Zahlen:

Unter „Belegung" finden Sie die Detailanzeige der Raumauslastung im gewählten Zeitraum - auch inklusive eventueller Rüstzeiten.
Die letzten beiden Spalten „Veranstaltung ∑" und „Teilnehmende Ø∑" zeigen an, wie viele Buchungen im Zeitraum stattgefunden haben und wie viele Personen in diesem Zeitraum den Raum genutzt haben.

Bei Verwendung der entsprechenden Module, haben Sie nun die Möglichkeit, diese Veranstaltungen als CSV, XML, XLSX oder PDF zu exportieren.

Ressourcen

Bei der Auswertung der Ressourcen haben Sie die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum eine Auswertung über die Auslastung einer spezifischen, oder mehrerer spezifischer Ressourcen durchzuführen. Auch hier ist zu beachten, dass keine personenspezifischen Daten ausgewertet werden. Die Auswertung spiegelt vielmehr die Auslastung der zuvor gewählten Ressourcen zu bestimmten Zeitpunkten. So lässt sich zum Beispiel darstellen, wann welche Ressource am meisten gebucht wurde bzw. vergriffen war. Dies lässt sich dann noch wie folgt filtern:

  • Definition des auszuwertenden Zeitraums
  • Untergliederung in evtl. hinterlegte Mandanten (ist ein Mandant ausgewählt, wird zusätzlich auf Termine gefiltert, deren Besitzer dem gewählten Mandanten angehören)
  • Anzeigen des Auswertungszeitraums in den Export-Dateien (erst möglich ab Version 5.4.6.12)
  • Definition der auszuwertenden Ressource
  • Auswahl der auszuwertenden Räume (auch raumlos möglich)
  • Filterung nach einem oder mehreren Raumtypen (→ ab Version 5.4.7.7, sofern im programMANAGER ein oder mehrere Raumtypen definiert wurden)
  • Untergliederung der Bewirtungsart
  • Untergliederung der Veranstaltungsart

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die tagesbezogene Auslastung angezeigt.

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die wochenbezogene Auslastung angezeigt.

Bei Verwendung der entsprechenden Module haben Sie nun die Möglichkeit, diese Veranstaltungen als CSV, XML, XLSX oder PDF zu exportieren.

Sitzordnungen

Bei der Auswertung der Sitzordnungen haben Sie die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum eine Auswertung über die Benutzung einer spezifischen, oder mehrerer spezifischer Sitzordnungen durchzuführen. So lässt sich darstellen, wann welche Sitzordnungen am meisten gebucht wurden. Dies lässt sich dann noch wie folgt filtern:

  • Definition des auszuwertenden Zeitraums
  • Untergliederung in evtl. hinterlegte Mandanten (ist ein Mandant ausgewählt, wird zusätzlich auf Termine gefiltert, deren Besitzer dem gewählten Mandanten angehören)
  • Anzeigen des Auswertungszeitraums in den Export-Dateien (erst möglich ab Version 5.4.6.12)
  • Festlegen, ob leere Zeilen ausgeblendet werden sollen
  • Auswahl der auszuwertenden Räume
  • Filterung nach einem oder mehreren Raumtypen (→ ab Version 5.4.7.7, sofern im programMANAGER ein oder mehrere Raumtypen definiert wurden)

Sie sehen eine Auflistung der ausgewählten Räume und der dort zugeordneten Sitzordnungen. Die Spalten geben Auskunft über die Summe der Buchungen, die Summe der Vor-, bzw. Nachlaufzeit sowie eine Prozentangabe über die Häufigkeit der Nutzung.

Bei Verwendung der entsprechenden Module haben Sie nun die Möglichkeit, diese Veranstaltungen als CSV, XML, XLSX oder PDF zu exportieren.

Empfang

Die Auswertung des Empfangs steht in Verbindung mit dem Sondermodul „Empfang" und ermöglicht es Ihnen, Informationen zu extern eingeladenen Gästen zu erhalten. Dabei stehen Ihnen grundsätzlich folgende Filteroptionen zur Verfügung:

  • Definition des auszuwertenden Zeitraums
  • Definition der auszuwertenden Tage
  • Auswahl der auszuwertenden Raumgruppen
  • Festlegen, ob nur Veranstaltungen mit dem Status „gebucht" betrachtet werden sollen

Zusätzlich können Sie den Auswertungstyp auswählen. Hier gibt es zum einen die „Gäste-Statistik".

Die Gäste-Statistik gibt Auskunft über die Häufigkeit bestimmter Status.

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die tagesbezogene Auslastung angezeigt.

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die wochenbezogene Auslastung angezeigt.


Der zweite mögliche Auswertungstyp lautet „Gästeliste".

Dieser gibt Ihnen Auskunft über personenbezogene Daten: Name, Firma, Statusänderungen.

Bei Verwendung der entsprechenden Module haben Sie nun die Möglichkeit, diese Veranstaltungen als CSV, XML, XLSX oder PDF zu exportieren.

SAP-Export

Bei aktiviertem Modul „ERP-Basis" findet unter „Auswertungen" der SAP-Export statt.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und bestimmen Sie, welche Veranstaltungsdaten exportiert werden sollen (Alle, Nur intern, Nur extern, spezieller Mandant).

Klicken Sie auf „Export starten" und die Veranstaltungen werden exportiert.

SAP FI-Export

Diese Exportfunktion steht in Verbindung mit dem Sondermodul „SAP FI".
Wählen Sie die Exportart sowie den gewünschten Zeitraum.