Rüstzeit / Vorlaufzeit / Nachlaufzeit / Buchungsschluss

Bei der Buchung von Räumen und Ressourcen kann es vorkommen, dass diese zum Zeitpunkt Ihrer Buchung nicht verfügbar sind. Das hängt damit zusammen, dass in den Einstellungen eines Raumes / einer Ressource Zeitspannen definiert wurden, in welchen eine Buchung ausgeschlossen ist. Hier wird zwischen Buchungsschluss, Rüstzeit sowie Vor- und Nachlaufzeit unterschieden.

Die verschiedenen zeitlichen Einschränkungen dienen in erster Linie dazu, dass Dienstleister / Caterer im Hintergrund Ihrer Veranstaltung, einen reibungsfreien Arbeitsvorgang gewährleisten können. So lässt sich in einem Raum beispielsweise zum Auf-/Umbau einer Sitzordnung eine Vorbereitungszeit (Rüstzeit) von 1 Stunde definieren. Hinzu kommt, dass die verantwortlichen Personen zunächst über Serviceleistungen informiert werden müssen. Daher kann vor die Rüstzeit zur Planung eine Vorlaufzeit von 2 Stunden gelegt werden. Die Buchungsvorlaufzeit bestimmt die frühestmögliche Buchungszeit eines Raumes / einer Ressource und wird mit der Rüstzeit addiert. Der Raum ließe sich hier folglich minimal bis 3 Stunden vor dem gewünschten Termin buchen. Weiterhin ist es möglich, eine Nachlaufzeit festzulegen, damit genug Zeit ist, Räume wieder aufzuräumen bzw. in ihren ursprünglichen Zustand zu versetzen.
Diese Einstellungen können auch für das Catering getroffen werden. So kann bei einer kurzfristigen Veranstaltungsbuchung nicht gewährleistet werden, dass das Catering in 15 Minuten ein warmes Buffet zubereitet und zum entsprechenden Raum liefert.
Ist eine Ressource ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr verfügbar, weil beispielsweise der entsprechende Dienstleister Annahmeschluss hat, kann ein Buchungsschluss inklusive Sperrzeit eingesetzt werden. Der Buchungsschluss markiert infolgedessen den Zeitpunkt, ab dem für die Sperrzeit nicht mehr gebucht werden kann. Vor Buchungsschluss kann auch für die Sperrzeit noch gebucht werden.

Ist an Ihren Termin eine einschränkende Zeitspanne gebunden, wird diese in der Wochen- und Tagesansicht mit angezeigt. Das Meeting im folgenden Screenshot dauert lediglich von 12:00 - 14:00 Uhr. Der Raum oder eine für den Termin gebuchte (raumblockierende) Ressource ist jedoch mit einer Rüstzeit von 1 Stunde (vor und nach dem Termin) belegt. In dieser Zeit kann der Raum nicht anderweitig gebucht werden.

Konkretes Beispiel

Auswirkungen Rüstzeit, Vorlauf- und Nachlaufzeit auf die Buchung eines Raumes:

• Termindauer: 10.00 - 12.00 Uhr
  • Raum Rüstzeit: 30min
  • Sitzordnung Aufbauzeit (Vorlauf): 30min
  • Sitzordnung Abbauzeit (Nachlauf): 60min
  • Raumblockierende Ressource (Vorlauf): 60min
  • Raumblockierende Ressource (Nachlauf): 45min

Wie lange ist der Raum dann letztlich vor und nach dem Termin gesperrt?