Was bewirkt die Vorlaufzeit?

Diese Funktion verhindert beispielsweise, dass Bucher Ressourcen oder Räume kurzfristig buchen können. Hier wird die nächstmögliche Buchung der Ressource oder des Raums angezeigt.


Es gibt bei einer Buchung vier mögliche Stellen, an denen eine Vorlaufzeit definiert werden kann:

  • systemseitig
  • in der Arbeitsgruppe
  • an der Ressource
  • am Raum 

Bei der Buchung einer Ressource wird als erstes die Vorlaufzeit des Systems herangezogen. Ist eine Vorlaufzeit in der Arbeitsgruppe definiert, wird diese verwendet. Ist eine Vorlaufzeit in der Ressource definiert, so wird diese verwendet. (Vorlaufzeit Ressource geht vor Vorlaufzeit Arbeitsgruppe, Vorlaufzeit Arbeitsgruppe geht vor systemseitige Vorlaufzeit.)

Die Vorlaufzeit innerhalb einer Arbeitsgruppe oder an einer Ressource gilt innerhalb der Verfügbarkeitszeit der Arbeitsgruppe.

Hat der Bucher das Recht auf "Buchen in die Vergangenheit", so tritt die Vorlaufzeit nicht in Kraft. Um die Vorlaufzeit zu verwenden, ist das Buchen in die Vergangenheit zu verbieten.


Systemseitige Vorlaufzeit 5 Stunden (Diese Vorlaufzeit addiert sich auf das nächstmögliche, reguläre Buchungsintervall)

Aktuelle Zeit ist 09.50 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:00), die Ressource oder der Raum kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 15.00 Uhr gebucht werden.

Aktuelle Zeit ist 10.10 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:15), die Ressource oder der Raum kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 15.15 Uhr gebucht werden.


Vorlaufzeit der Arbeitsgruppe 2 Stunden

Aktuelle Zeit ist 09.50 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:00), die Ressource kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 12.00 Uhr gebucht werden.

Aktuelle Zeit ist 10.10 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:15), die Ressource kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 12.15 Uhr gebucht werden.


Vorlaufzeit der Ressource 3 Stunden

Aktuelle Zeit ist 09.50 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:00), die Ressource kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 13.00 Uhr gebucht werden.

Aktuelle Zeit ist 10.10 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:15), die Ressource kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 13.15 Uhr gebucht werden.


Vorlaufzeit des Raums 4 Stunden

Aktuelle Zeit ist 09.50 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:00), der Raum kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 14.00 Uhr gebucht werden.

Aktuelle Zeit ist 10.10 Uhr (nächstmögliches, reguläres Buchungsintervall - ohne Vorlaufzeit - wäre 10:15), der Raum kann aufgrund der Vorlaufzeit erst für 14.15 Uhr gebucht werden.


Beispiele

Die Ressource "Kaffee" soll eine Vorlaufzeit von einer Stunde haben - das bedeutet, zwischen der Buchung eines Termins, die die Ressource "Kaffee" enthält, bis zum Start des Termins soll immer (mindestens) eine Stunde Zeit liegen.

(Vorlaufzeit der Ressource 1 Stunde)

Der Raum X soll eine Vorlaufzeit von zwei Stunden haben - das bedeutet, zwischen der Buchung in dem betreffenden Raum bis zum Start des Termins sollen immer (mindestens) zwei Stunden Zeit liegen.

(Vorlaufzeit des Raums X 2 Stunden)