Die Funktion „Aus Adressbuch einladen" inklusive der Belegungsansicht ist ab der Version 5.4 direkt in die Masken zum Buchen oder Bearbeiten von Terminen integriert.
Die neue Darstellung der Belegung (ehemals „Terminkalenderansicht") verfügt über dynamische Methoden zum Aufrufen von Personen und Belegungsdaten.

Die Adressbücher, die im Modul Benutzer-Schnittstellen angelegt werden, stehen den Benutzern in der Applikation zur Verfügung und können über eine Selectbox ausgewählt werden. Anschließend sind die dort angelegten Personen über ihre Namen suchbar.
Nach dem Auswählen der Personen werden diese automatisch in die Belegungsansicht integriert und die dazugehörigen Belegungsdaten werden aufgerufen. Die kumulierte Anzeige zeigt die Summe der Belegungen der ausgewählten Personen.

Die Belegung der Räume hat keinen Einfluss auf die Kumulierung.

Über das Symbol vor dem Namen der ausgewählten Personen (siehe rote Markierungen im Screen) lässt sich ein Pop-up-Menü aufrufen. Mit diesem kann zwischen „erforderlichen Teilnehmenden" und „optionalen Teilnehmenden" unterschieden werden. Das Papierkorb-Symbol hinter dem Namen der Personen ermöglicht das Entfernen von Einträgen.
Über Schieberegler am Anfang und Ende des Zeitstrahls kann die Ansicht auf weitere Tage erweitert werden, um die Belegung vorheriger bzw. kommender Termine einzusehen.

Nach Abschluss der Buchung wird die automatische Einladung der Teilnehmenden vorgenommen. Hierbei werden alle Teilnehmenden per E-Mail und automatischem Eintrag in ihren Kalender zu dem gebuchten Meeting eingeladen. In raum]für[raum werden die Teilnehmenden ebenfalls mit dem Termin gespeichert und können über die Terminübersicht jederzeit eingesehen werden.  

Der Kalendereintrag kann von den Eingeladenen bestätigt oder abgelehnt werden, so behält der Bucher den Überblick über Zu- und Absagen. Die Feedbacks der Teilnehmenden werden via Scheduler vom Postfach ausgelesen und verarbeitet. Sie sind für den Bucher zusätzlich in der Terminverwaltung sichtbar. Dort gibt es eine Erinnerungsfunktion, die es ermöglicht, eine Termineinladung erneut zu versenden, wenn Teilnehmende kein Feedback geben.

Soll ein bereits gebuchter und bestätigter Termin verschoben werden, können die Teilnehmenden informiert und/oder bearbeitet werden. Die bisherigen Belegungsanzeigen („Wochen-" und „Tagesansicht") werden durch die neue Belegungsansicht ersetzt. Bei aktiviertem Groupwaremodul werden Termine mit eingeladenen Teilnehmenden in der Belegungsinformation mit dem jeweils aktuellen Rückmeldestatus angezeigt. Der Button „Terminkalender" (zuvor angezeigt, wenn Teilnehmende eingeladen wurden) entfällt.


Wird ein Termin bearbeitet, können die Teilnehmenden entweder neu eingeladen, über die Änderungen informiert oder evtl. ausgeladen werden. Sie erhalten dann per E-Mail eine Einladung, eine Aktualisierungsinformation oder eine Löschungsinformation.

Das folgende Schaubild soll den Prozess verdeutlichen:


Free/Busy

Um in der Anwendung von raum]für[raum Auskunft über die Verfügbarkeitszeiten der Kolleginnen und Kollegen erhalten zu können, muss im Groupware-Bereich eine kompatible Schnittstelle für das Auslesen der Belegungszeiten gewählt werden. Unterstützt werden hier aktuell „Exchange Web Services (EWS)"  und „Domino Free/Busy Plugin". Sobald diese Einstellung gespeichert wurde, kann in der Anwendung der Kalender eingesehen werden. Um den Kalender zu deaktivieren, wählen Sie den Eintrag „Keine" und speichern Sie anschließend.

Feedbackverarbeitung

Mit der Funktion „Aus dem Adressbuch einladen" können Teilnehmende über Kalendereinträge per E-Mail zu einer Veranstaltung eingeladen werden. Die Rückmeldungen der Teilnehmenden werden via Scheduler-Job an ein technisches Postfach übermittelt (erforderlicher Scheduler-Job: „InvitationFeedbackProcessor"). Die Konfiguration der Einladungen befindet sich im Groupware-Bereich. Hier wird definiert, über welche Schnittstelle (Postausgang) die Einladung versandt wird sowie über welche Schnittstelle (Posteingang) die Rückmeldung erfasst werden soll. Der Postein- und Ausgang sollte dabei mit zwei Schnittstellen versehen werden, die das gleiche Postfach betreffen (gleiche E-Mail-Adresse). Bei Unterschieden erhalten Sie eine entsprechende Meldung vom System.


Die Checkbox „Einladungen auch bei Raumlosen Anfragen senden" wurde entfernt.
Infolgedessen werden Einladungen stets versandt, auch bei „Raumlosen Anfragen".

Zur Erläuterung: Da die Termine stattfinden sollen und lediglich die Raumauswahl noch aussteht, ist der Versand der Einladungen an die Teilnehmenden durchaus empfehlenswert. Dies ermöglicht den Teilnehmenden u.a. eine frühzeitigere/bessere Terminplanung.

Logging

Das Groupwaremodul verfügt über ein neues ausführliches Logging, das die Aktionen und Kommunikationen zwischen raum]für[raum und den Drittsystemen dokumentiert. Dabei werden der Versand der Einladungen und die Verarbeitung der Rückmeldungen detailliert protokolliert. Über das Info-Symbol können, je nach Bedarf, weitere Informationen zu einem Eintrag, wie beispielsweise der Inhalt einer versendeten Einladung oder Rückmeldung, eingesehen werden. Dort werden neben einigen informativen Ausgaben auch Fehler protokolliert, um eine entsprechende Lösungsfindung zu erleichtern.