Mit dem Buchungsassistenten können Sie ganz einfach Räume finden, die Ihren Terminanforderungen entsprechen und diese dann direkt mit Ressourcen buchen bzw. anfragen. Ziel des Buchungsassistenten ist es, den Buchungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, denn Sie müssen lediglich die gewünschte Raumgruppe und die gewünschten Bestellungen auswählen und der Buchungsassistent zeigt Ihnen alle Räume, die auf Ihre Auswahl zutreffen.

Im programMANAGER können für den Buchungsassistenten verschiedene Buchungsszenarien angelegt werden, diese unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Der Screenshot zeigt beispielhaft die häufig vorkommenden Szenarien „Raum buchen", „Terminserie buchen", „Ressource buchen", „Multiraumbuchung", „Displaybuchung" sowie „Videokonferenz".

Um die Funktionsweise des Buchungsassistenten zu erläutern, werden hier die Szenarien unter Verwendung des Benutzertyps „Bucher“ genauer betrachtet. Deren Buchungsvorgang ist für die Benutzertypen „Bucher“ und „Anfrager“ identisch. Sie unterscheiden sich lediglich in dem Button, welcher den Vorgang abschließt. Dieser lautet entweder „Buchen" oder „Anfragen".

Zusätzlich soll das Szenario „Raumlose Anfrage" beschrieben werden, da es sowohl für Anfrager als auch für Bucher von besonderem Interesse ist.

Der Buchungsprozess beginnt mit dem Klick auf das Szenario, welches Ihren Terminanforderungen entspricht.

Das Icon auf der rechten Seite zeigt an, dass mit diesem Szenario bereits Buchungen erstellt wurden. Sie können eine dieser Veranstaltungen als Vorlage auswählen, dann werden die Angaben für Raumgruppe, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmende, Veranstaltungsart, Kostenstelle sowie Ressourcen übernommen.