Sowohl im Buchungsassistenten als auch im Buchungsdialog der Tages- bzw. Wochenansicht kann ein Feld zur Terminkoordination eingeblendet werden. Die Bezeichnung dieses Feldes ist frei wählbar und  wird im programMANAGER im Bereich SYSTEM festgelegt (im Beispiel unten wurde die Bezeichnung „Koordinator" gewählt). Durch das Feld haben Sie die Möglichkeit eine Person einzutragen, die für die Koordination der Veranstaltung verantwortlich ist. Es handelt sich um ein Freitextfeld mit gleichzeitiger Autocomplete-Funktion. Durch das Freitextfeld muss die eingetragene Person nicht zwingend in raum]für[raum als Benutzer angelegt sein. Die parallelgeschaltete Autocomplete-Funktion* schlägt in der Benutzerverwaltung angelegte Benutzer vor, ebenso wie auch von Ihnen ggf. bereits getätigte Einträge. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, der - wie im Beispiel unten - mit einer E-Mail-Adresse im System hinterlegt ist oder wenn Sie händisch eine E-Mail-Adresse eintragen, erhält die eingetragene Person eine Information über Ihre Buchung. (Es findet eine Prüfung der Syntax statt. Bei Erkennung des "@"-Zeichens wird ein Hinweis zur Prüfung der korrekten Schreibweise ausgegeben.)