Mit dem Modul „iCal-Abonnements" können Sie raum]für[raum-Termine als Read-Only-Feed für die Kalenderansicht gängiger Kalendertools (u.a. Microsoft Outlook, bitte konsultieren Sie ggf. den Hersteller bzgl. einer iCal-Unterstützung) abonnieren.
Die angezeigten Termine entsprechen den Filtern, die in der raum]für[raum-Terminverwaltung definiert wurden und aktualisieren sich selbstständig nach definierten Zeitabständen. Die Terminobjekte selbst enthalten in Abhängigkeit zu den Rechten der Benutzer alle relevanten Informationen sowie einen Link zur direkten Bearbeitung in raum]für[raum inkl. (optionalem) Single Sign-On.

Eingrenzung durch Terminfilter

Um die gewünschten raum]für[raum-Veranstaltungen in anderen Kalenderansichten abonnieren zu können, müssen Sie diese durch einen Terminfilter eingrenzen. Dafür stehen die verschiedenen Arten von Terminfiltern zur Verfügung:

  • Hartcodierte Filter: Diese sind in raum]für[raum fest eingebaut und können nicht geändert werden.
  • Globale Filter: Diese können systemweit im programMANAGER für alle Benutzer angelegt werden.
  • Eigene Filter: Diese können Sie bei entsprechender Berechtigung selbst anlegen.

Bei all diesen Filtern erscheint neben der Sortierungsoption ein Icon, mit welchem Sie die Abonnement-URLs für die Veranstaltungen dieses Terminfilters auswählen können.

Es werden nur Filterkriterien berücksichtigt, welche in dem Terminfilter selbst gespeichert sind. Änderungen des Zeitraumes oder der Sortierung nach Auswahl des Filters sind nur für die temporäre Ansicht gedacht und wirken sich nicht auf die Veranstaltungen des Abonnements aus.
Auf diese Weise können Sie z.B. auch mit relativen Zeiträumen arbeiten, welche sich im Laufe der Zeit zu anderen absoluten Zeiten ändern können.

Abonnement-URL und Authentifizierungsmöglichkeiten

Welche Termine und Veranstaltungsdetails Benutzer in ihrem Abonnement sehen dürfen, hängt von den ihnen zugewiesenen Rollen und Rechten ab. Aus diesem Grund funktionieren die Abonnements nur aus der Applikation heraus, nicht jedoch im programMANAGER.

Um die Veranstaltungen zu abonnieren, stehen drei Authentifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Jede Authentifizierungsmöglichkeit hat eine eigene URL, welche nach dem Klick auf das iCal-Icon ausgewählt werden muss:

Token-Authentifizierung

Hier stecken die Authentifizierungs-Optionen bereits in der URL. Diese sind für jeden Benutzer und Terminfilter eindeutig und können nicht erraten werden. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn das Kalendertool keine weitere Authentifizierung unterstützt. Allerdings kann jeder, der die URL kennt, auf die Termine dieses Benutzers zugreifen.

HTTP-Basic-Authentifizierung

Bei dieser Authentifizierungs-Option wird direkt in raum]für[raum eine HTTP-Basic-Authentifizierung des Benutzers durchgeführt. Das Kalendertool (sofern es HTTP-Basic-Authentifizierung unterstützt) bietet dabei eine Eingabemöglichkeit für Benutzername und Passwort an. Die URL selbst ist pro Terminfilter für alle Benutzer identisch.

SSO-Authentifizierung

Die SSO-Authentifizierung übernimmt der Webserver, sofern dieser entsprechend konfiguriert und MOD_NTLM_AUTOLOGIN (im Modul „Benutzerverwaltung / Verzeichnisdienste" integriert) aktiviert ist. Auch hier ist darauf zu achten, dass das Kalendertool diese Authentifizierung unterstützt. Die URL selbst ist pro Terminfilter für alle Benutzer identisch.

Für Ihr Abonnenment steht Ihnen eine Sprachauswahl zur Verfügung.

Sprache automatisch ermitteln

Bei dieser Option wird versucht, die Sprache vom Client zu ermitteln. Wenn dies nicht möglich ist, wird die englische Sprache verwendet.

Aktuelle Sprache benutzen (German)

Bei dieser Auswahl-Möglichkeit wird die aktuell verwendete Sprache übernommen (hier: deutsch).


Die dargestellte URL kann über das Kopieren-Icon in der Zwischenablage abgelegt und im Kalendertool der Wahl zum Abonnement der Termine eingefügt werden. Für eine genaue Vorgehensweise ziehen Sie bitte die Anleitung Ihres Kalendertools zu Rate.

Dargestellte Veranstaltungsinformationen

Folgende raum]für[raum-Informationen werden in den Kalendertools im nativen iCal-Format dargestellt:

  • Start und Ende
    Die Zeiten werden in UTC übermittelt, i.d.R. übernimmt das Kalendertool die Umrechnung in die gewünschte lokale Zeitzone des Clients.
  • Betreff
    Die Angabe setzt sich aus Veranstaltungstitel und Buchungsnummer zusammen.
  • Status (bestätigt, abgesagt, vorläufig)
    Es wird versucht, ein Mapping zwischen dem Status in raum]für[raum und dem iCal-Termin herzustellen. Wo das nicht möglich ist, wird der Status vor den Betreff geschrieben.
  • Ort
    Die Angabe setzt sich aus Raumgruppe und Raum zusammen.
  • Privat / Vertraulich
  • Teilnehmende
    Die Angabe bezeichnet die Teilnehmenden aus dem Groupware-Modul. Es werden folgende Informationen übermittelt: E-Mail-Adresse, Name, Anwensenheits-Option (Erforderlich / Optional), Rückmeldung (Zugesagt / Abgesagt). Wenn das Kalendertool über die E-Mail-Adresse (z.B. via Exchange) die Free/Busy-Zeiten der Teilnehmenden herausfinden kann (z.B. Microsoft Outlook), werden auch diese direkt vom Kalendertool dargestellt.
  • Veranstaltende Person
    Die Angabe bezeichnet die Terminbesitzer/-innen, nicht das Freitextfeld „Veranstaltet von".
  • Termin-URL
    Dies ist der Deeplink zur Terminseite in raum]für[raum.

Zusätzlich werden folgende Informationen sowohl im Text- als auch im HTML-Format als Terminbeschreibung aufbereitet:

  • Deeplink zur Terminseite in raum]für[raum
  • Veranstaltungsart
  • Terminstatus
  • Zeitzone der Raumgruppe, in welcher der Termin stattfindet
  • Kostenstelle und veranstaltende Person (bezeichnet nicht die Terminbesitzer/-innen, sondern das Freitextfeld „Veranstaltet von")
  • Bewirtungsart und Bewirtungstyp inkl. dem Vollständigkeitsstatus (bei aktiviertem Modul SAP FI)
  • Empfangsgäste inkl. deren Status (z.B. „eingecheckt")
  • Sitzordnung inkl. Anzahl der Teilnehmenden
  • Gebuchte Ressourcen

Die für Arbeitsgruppenmanager relevanten Aufgaben werden an den Sitzordnungen, Ressourcen und Raumeigenschaften mit einem „X" markiert.