Jede Bewirtungsressource kann genau einer Bewirtungsart zugeordnet werden (siehe Beispiel 1) oder keiner (Beispiel 2). Der Kostenblock gilt allgemein für die Ressource, unabhängig von der Bewirtungsart.

Beispiel 1: Zuordnung von Ressourcen zu Bewirtungsarten mit SAP FI Export

Alle Bewirtungsressourcen werden als solche klassifiziert durch die Zuweisung zu genau einer Bewirtungsart und sie können auch nur bei dieser Bewirtungsart gebucht werden.

  • Standardbewirtung, z.B. Kaffee und Kekse: Es ist egal, ob Gäste anwesend sind oder nicht, Kaffee zählt immer zur Standardbewirtung. Nur so kann das Konto für die Bestandsminderungsfindung für den Kaffee gefunden werden. Gästeessen zählt immer zur Erweiterten Bewirtung.
  • Ressourcen, die keiner Bewirtungsart zugewiesen wurden, sind immer buchbar, werden aber nicht als Bewirtungsressourcen angesehen und auch nicht exportiert.
  • Summenbewirtungsarten können angelegt werden, damit es möglich ist, die Standardbewirtung sowie die Erweiterte Bewirtung in einer Veranstaltung zu buchen. Beim Export werden dann zwei Datensätze erzeugt: einer auf das Konto für Standardbewirtung mit z.B. Kaffee und Keksen und einer auf das Konto für Erweiterte Bewirtung mit dem Gästeessen. Daher ist hier eine eindeutige Beziehung zwischen Ressource  / Bewirtungsart / Preis unbedingt zwingend.


Beispiel 2: SAP CO Export

Die Ressourcen werden keiner Bewirtungsart zugeordnet, alle Ressourcen sind daher immer bei allen Bewirtungsarten buchbar.

  • Hier heißen die Bewirtungsarten z.B. „Nur interne MA“, „Mit externen Gästen“, „Fremdnutzung“.
  • Je nach Bewirtungsart/Bewirtungstyp gehen alle Kosten immer auf ein Konto (wird bei der SAP FI Tupelbildung eingetragen).
  • Bei Fremdnutzung gehen alle Kosten auf eine Dummy-Kostenstelle, um einen gesonderten Export für die Rechnungserstellung zu ermöglichen (Modul „Rechnungsadressen").
  • Die Ressourcen haben immer denselben Preis, egal bei welcher Bewirtungsart.

 

Beispiel 3: Ressourcen werden mehreren Bewirtungsarten zugewiesen

Teilweise haben die Ressourcen je nach Bewirtungsart unterschiedliche Preise. Die Ressourcen werden daher doppelt angelegt mit unterschiedlichen Kosten.

Was hier nicht abgebildet werden kann, ohne eine Ressource mehrfach anzulegen, ist, dass dieselbe Ressource bei mehreren Bewirtungsarten, aber nicht bei allen gebucht werden kann und/oder dass dieselbe Ressource bei unterschiedlichen Bewirtungsarten unterschiedliche Kosten hat.
Bei 3 Bewirtungsarten mag dies noch gehen, wenn es aber bspw. 6 Bewirtungsarten gibt und eine Ressource bei 5 Bewirtungsarten buchbar ist und 3 verschiedene Preise hat, dann müsste die Ressource 5 mal angelegt werden, obwohl es nur 3 verschiedene Preisausprägungen gibt.
Um dies zu vereinfachen, wurde das im nachfolgenden Punkt beschriebene Sondermodul Multiple Bewirtungsarten entwickelt.