Der Themenkomplex Arbeitsgruppen und Ressourcen ist recht umfangreich, da eine Vielzahl von Verknüpfungen und Abhängigkeiten besteht. Diese sind für die Bucher, ihre gebuchten Meetings und die damit verbundenen Kosten extrem wichtig. Daher soll an dieser Stelle eine kurze Einleitung in das Thema stehen, die die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Parametern verdeutlicht.

Die Arbeitsgruppen sind für die Erbringung bestimmter Leistungen innerhalb des Unternehmens im Zusammenhang mit den Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich.

Ressource ist der Oberbegriff für alle in diesem Kapitel vorkommenden, für eine Veranstaltung buchbaren Objekte. Zunächst soll die Standard-Ressource definiert werden. Diese kann einem Raum entweder fest zugeordnet sein oder sie muss erst in einen Raum gebracht werden. Die Beschreibung der einzelnen Ressourcentypen folgt hier .

Standard-Ressourcen

Standard-Ressourcen, die fest einem Raum zugeordnet sind:

Zu Ressourcen, die fest einem Raum zugeordnet sind, gehören beispielsweise Netzwerkanschlüsse, fest eingebaute Beamer oder Medienwände, Verdunklungsanlagen usw. Sind diese Leistungen sowieso immer in einem Raum verfügbar, ohne dass jemand eine Dienstleistung erbringen oder eine Freischaltung/Kontrolle erfolgen muss, sollte auch keine Ressource angelegt werden. Es reicht aus, diese Ressourcen in der Raumbeschreibung aufzulisten. Der Bucher sieht das und weiß, dass er die Ressource nutzen kann. Ist für die Nutzung aber eine wie auch immer geartete Freischaltung / Bereitstellung / Kontrolle notwendig, muss die Abteilung, die diese Leistung erbringt, als Arbeitsgruppe angelegt werden. Außerdem muss eine Zuordnung der entsprechenden Standard-Ressource erfolgen.

Eine Standard-Ressource, bei der keine Quantifizierung nötig ist, wird bei der Buchung immer nur mit einer einfachen Checkbox und einer Bereitstellungszeit angefordert.

Typisch feste Standard-Ressourcen:

  •  Netzwerk- und/oder Internetanschluss
  •  Medienwand oder fest eingebauter Beamer
  •  Flipchart / Medienkoffer
  •  Verdunklungsanlage
  •  Extra-Reinigung vor oder nach einer Veranstaltung

Variable Standard-Ressourcen:

Variable Standard-Ressourcen, die in einen Raum gebracht werden und die quantifiziert werden, sind beispielsweise transportable Beamer, Kaffee, Kaltgetränke usw. Dies ermöglicht gleichzeitig eine Ressourcenverwaltung, da Sie beim Anlegen einer variablen Standard-Ressource bestimmen können, welche Anzahl an dem jeweiligen Standort vorhanden sein soll. Sind drei Beamer am Standort für Veranstaltungen verleihbar, können auch maximal drei gleichzeitig (auf einer Zeitachse) gebucht werden. Ressourcen können auch Dinge sein, die für eine Veranstaltung zusätzlich benötigt und quantifiziert werden, beispielsweise Schreibblöcke, Blumenschmuck usw.

Eine variable Standard-Ressource wird über die Eingabe einer (gültigen) Menge bei der Buchung mit Angabe der gewünschten Bereitstellungszeit angefordert. Es findet also eine Quantifizierung (Menge) und Qualifizierung (Bereitstellungszeit) statt. Eine solche Ressource kann auch mehrfach zu einer Veranstaltung angefordert werden, wenn es zu unterschiedlichen Bereitstellungszeiten erfolgt. Es können also 15 Tassen Kaffee um 12.00, um 13.00 und um 14.00 Uhr für eine Veranstaltung gebucht werden.

Typisch variable Standard-Ressourcen:

  •   Kaffee / Tee / Kaltgetränke (alle Catering-Leistungen)
  •   Transportabler Beamer / Laptop
  •   Parkplätze / Leihwagen

Sitzordnungen

Wird ein Raum angelegt, werden ihm mögliche Sitzordnungen zugewiesen. Für diese Sitzordnungen trägt ein Dienstleister am Standort die Verantwortung. Wird ein Raum gebucht, wird durch die Buchung eine Information an die verantwortliche Arbeitsgruppe verschickt, die die gewünschte Sitzordnung anzeigt. So kann die Arbeitsgruppe den Raum richtig vorbereiten.

Kosten

Alle Objekte, die an einer Veranstaltung beteiligt sind, müssen für den Zeitpunkt der Veranstaltung gültige Kostenblöcke aufweisen, damit die Kosten der Veranstaltung ausgewertet und/oder an ein Abrechnungssystem übergeben werden können. Dazu gehören Ressourcen, aber auch Räume und Sitzordnungen. Mehr über die Kosten der Ressourcen erfahren Sie im Folgenden. Das Anlegen von Kosten für Räume und Sitzordnung wird im Kapitel Raumkosten & Sitzordnungskosten ausführlich beschrieben.

Arbeitsgruppen

In kleineren Unternehmen sind oft eine oder zwei Arbeitsgruppen für die Erbringung aller Leistungen rund um die Veranstaltungen zuständig – je größer das Unternehmen ist, desto spezialisierter sind auch die Leistungserbringer. Daher ist es eher selten, dass eine Arbeitsgruppe gleichzeitig für Ressourcen und Sitzordnungen verantwortlich ist. Für das folgende Beispiel wurde dieses Schema nur der Übersichtlichkeit halber verwendet.

Es gibt kein explizites Einzelrecht auf Sitzordnungen.

Damit diese Ressourcen für den Bucher später zur Verfügung stehen, müssen sie den Räumen zugeordnet werden, in denen diese Leistungen gebucht werden sollen.

RESSOURCE 1 und 2 sind jetzt in allen Räumen für Veranstaltungen buchbar,
RESSOURCE N ist nur in Raum N buchbar.

SITZORDNUNG 1 ist nur in Raum 2 buchbar.
SITZORDNUNG 2 ist nur in Raum 1 und Raum N buchbar.
SITZORDNUNG N ist in allen Räumen buchbar.

Damit ist die Grundkonfiguration von Ressourcen zu Räumen getätigt. Welche dieser Leistungen die Benutzer später für ihre Veranstaltungen wirklich buchen dürfen, hängt davon ab, welche Rechte sie auf die einzelnen Ressourcen haben. Dies ist zu verstehen wie eine Matrize, die über den Objekten liegt.

Aus dieser Grafik geht hervor, dass nicht alle in einem Raum zur Verfügung stehenden Ressourcen auch von allen Benutzern gesehen und gebucht werden dürfen. Dieser Mechanismus ist zwingende Voraussetzung dafür, dass ein Workflow für das Unternehmen abgebildet werden kann, welcher den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht. Nur so ist es möglich, bestimmte Benutzergruppen anzulegen, die zwar Räume buchen können, aber eben nur bestimmte Ressourcen.

Auswirkungen der Rüst- und Nachlaufzeiten von/auf Ressourcen 

Allen Ressourcen können Sie Rüst- und/oder Nachlaufzeiten zuweisen, je nachdem wann die Verfügbarkeitsprüfung stattfinden soll. Das sind die Zeiten, die die Arbeitsgruppe benötigt, um eine Ressource für eine Veranstaltung vorzubereiten oder anzuliefern (Rüstzeit) oder nach einer Veranstaltung wieder abzubauen oder zurückzubringen (Nachlaufzeit).

Diese Zeiten können Sie jeder einzelnen Ressource zuweisen. Die so vergebenen Zeiten haben folgenden Einfluss auf die Veranstaltung und den Raum.

Beispiel 1:

Gebuchte Veranstaltung: 10.00 - 11.00 Uhr
Der Raum hat eine Rüstzeit von 15 Minuten, daher wird der Raum ab 9.45 Uhr als belegt angezeigt.
raum]für[raum blockiert automatisch die nächsten 15 Min nach dem Meeting, falls ein Meeting direkt im Anschluss stattfinden sollte. So wird immer sichergestellt, dass die 15 Minuten Rüstzeit des Raumes eingehalten werden.

Nun bucht der Benutzer die Ressource „Reinigung“ hinzu, welche eine Nachlaufzeit von 30 Min hat und den Raum blockiert. Demnach steht der Raum erst 30 Minuten nach Ende der eigentlichen Buchung wieder zur Verfügung.
Durch die Rüstzeit ist der Raum wieder 15 Minuten vor Beginn der eigentlichen Buchung geblockt. Zusätzlich werden die 15 Minuten Rüstzeit für den nächsten Termin angezeigt.

Beispiel 2:

Gebuchte Veranstaltung: 9.00 - 10.00 Uhr
Der Benutzer hat die Ressource „Videokonferenzsystem“ gebucht, welche eine Rüstzeit von 1 Stunde und eine Nachlaufzeit von 2 Stunden hat. Da eingestellt ist, dass die Ressource den Raum blockiert, ist der Raum für insgesamt 4 Stunden geblockt, obwohl die eigentliche Buchung nur 1 Stunde dauert. Zusätzlich wird die Rüstzeit von 1 Stunde für den nächsten Termin angezeigt.

Der Bucher benötigt die Ressource „Beamer“, welche eine Rüstzeit von 30 Minuten und eine Nachlaufzeit von 30 Minuten (für das Bringen und Holen des Gerätes) hat.
Die Rüst- und Nachlaufzeit wirkt sich nicht auf den Raum aus, denn der transportable Beamer wurde nicht als raumblockierende Ressource angelegt. Aber die Ressource selbst muss 30 Minuten vor dem gewünschten Termin und 30 Minuten nach dem gewünschten Termin frei sein. Ist die Ressource begrenzt (wenn es nur drei Beamer gibt), steht sie nicht für die Veranstaltung „Testbuchung4" zur Verfügung.

Der Bucher von „Testbuchung5" kann auf den Beamer aus SZ_001 wieder zugreifen.