Neue Standardressource anlegen

Wählen Sie, welche Art von Ressource Sie erstellen möchten. Wir wählen zunächst die Standardressource.

Sie gelangen zur Maske, in der die Ressource angelegt bzw. später auch bearbeitet wird.

Funktionen: Allgemein
Kategorie		Zunächst können Sie die Ressource einer Kategorie zuordnen.
Bezeichnung		Geben Sie die Bezeichnung für die Ressource ein.
Bewirtungsart		Bei aktiviertem Modul Multiple Bewirtungsarten können Sie hier auswählen, bei welcher Bewirtungsart die Ressource buchbar sein soll.

Ab der Version 5.4.5 kann einer Ressource an dieser Stelle bereits ein oder mehrere Buchungsszenarien zugewiesen werden.

Hintergrund: Damit eine neu angelegte Ressource im Buchungsassistenten zur Verfügung steht und dort gebucht werden kann, ist es erforderlich, die Ressource einem oder mehreren Buchungsszenarien zuzuweisen.
Teiladministratoren, die nur auf bestimmte Bereiche im Backend Zugriff haben, benötigten für die Zuordnung bislang Unterstützung eines Superadmins.
Ab der Version 5.4.5 hingegen ist es bereits für Teiladministratoren beim Anlegen oder Editieren einer Ressource möglich, diese in einem oder mehreren Szenarien bereitzustellen.

Gilt nur bei Verwendung des SAP FI-Moduls
Bewirtungsressource		Bei aktivem Modul Multiple Bewirtungsarten war es nicht möglich zwischen Bewirtungsressourcen und Nicht-Bewirtungsressourcen zu unterscheiden, wenn eine Ressource in allen Bewirtungsarten buchbar war. Die Einstellung „Alle" war hier nicht eindeutig. Daher wurde die Checkbox „Bewirtungsressource" hinzugefügt. Standardmäßig ist diese nun aktiviert, wenn das Modul „Multiple Bewirtungsarten" genutzt wird. Wird das Modul nicht genutzt, ist die Checkbox nur dann aktiviert, wenn die Ressource vorher einer Bewirtungsart zugeordnet war. Diese Einstellung ist dann relevant, wenn ein SAP-Export im Einsatz ist, bei welchem Bewirtungs- und Nicht-Bewirtungsressourcen hinsichtlich ihrer Abrechnung unterschieden werden müssen.

Funktionen: Formatierung I
Mitbuchbar		Legen Sie fest, ob die Ressource automatisch mitgebucht werden soll, sobald irgendeine andere Ressource aus den der Mitbuch-Ressource zugeordneten Arbeitsgruppen gebucht wird. Die Nutzung dieser Funktion aktiviert automatisch die Checkboxen „Nicht editierbar" sowie „Standardmäßig aktiviert". Alle weiteren Formatierungsoptionen werden automatisch deaktiviert. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Mitbuch-Ressource.
Maximale Anzahl		Bei Geräten, von denen nur eine begrenzte Anzahl zur Verfügung steht, kann die maximale Anzahl hier eingetragen werden. Wird eine Ressource hier auf eine bestimmte Anzahl begrenzt, werden einige nachfolgende Formatierungsoptionen automatisch deaktiviert. Es ist nicht mehr möglich, die Ressource mit der Anzahl der Teilnehmenden vorzubelegen, die Auswahlfelder „Nicht editierbar" und „Nicht sichtbar" entfallen, außerdem kann die Ressource nicht standardmäßig aktiviert werden. Die Festlegung einer Bereitstellungszeit entfällt ebenfalls.
Kollisionsprüfung einmal		Wenn eine Kollisionsprüfung für die Ressource nur einmal täglich ausgeführt werden soll, aktivieren Sie die Checkbox.
Vorgabewert		Die Anzahl der gebuchten Ressource kann auf einen bestimmten Wert festgelegt werden. Beim Buchen ist das entsprechende Feld dann bereits mit diesem Wert vorausgefüllt. Wählen sie zusätzlich die Checkbox „Nicht editierbar“ an, so lässt sich dieser Wert auch nicht ändern.

Funktionen: Formatierung II
Mit Zahl der Teilnehmenden vorbelegen		Wenn Sie diese Checkbox nutzen, entspricht die Quantität der Ressource der Anzahl der Teilnehmenden. Die Nutzung dieser Funktion aktiviert automatisch die Checkbox „Standardmäßig aktiviert". Einige weitere Formatierungsoptionen werden automatisch deaktiviert.
Checkbox (sonst Textfeld)		Falls die Ressource mehr als einmal gebucht werden kann, wie z.B. Kaffee, Cola, usw., dann setzen Sie hier keinen Haken. Dann können die Bucher selbst die gewünschte Anzahl der Ressource bestimmen. Falls die Ressource fest in den Raum eingebaut ist, wie z.B. eine Videokonferenzanlage, und nicht mehr als einmal in dem jeweiligen Raum gebucht werden kann, dann aktivieren Sie die Checkbox. Dadurch können die Benutzer in der Buchung nur auswählen, ob sie die Ressource buchen möchten oder nicht. Sie haben nicht die Möglichkeit, eine Anzahl anzugeben.
Nicht editierbar		Die Ressource ist durch die Angabe eines Vorgabewertes standardmäßig bereits aktiviert und kann vom Bucher nicht verändert werden. Die Optionen „Checkbox (sonst Textfeld)" sowie „Standardmäßig aktiviert“ werden automatisch mit angehakt. Wenn Sie nicht-editierbaren Ressourcen eine Bewirtungsart zuordnen, beachten Sie bitte Folgendes: Weicht die Bewirtungsart der nicht-editierbaren Ressourcen von der Bewirtungsart ab, die während der Terminbuchung gewählt werden kann, wird die nicht-editierbare Ressource nicht mitgebucht. Wenn die nicht-editierbare Ressource immer mitgebucht werden soll, dürfen Sie ihr keine Bewirtungsart zuordnen.
Nicht sichtbar		Die Optionen „Checkbox (sonst Textfeld)" sowie „Standardmäßig aktiviert“ werden automatisch mit angehakt und ein Vorgabewert wird eingetragen. Bei der Buchung eines Raumes wird diese Ressource immer automatisch mitgebucht. Der Bucher kann die Ressource aber nicht sehen und somit auch nicht editieren. Sie hat keine Kosten und keine Rüstzeiten. Beispiel: Die Arbeitsgruppe soll unabhängig von einer Leistungserbringung benachrichtigt werden, wenn der Raum gebucht wird.
Standardmäßig aktiviert		Die Ressource ist standardmäßig bereits im Fenster „Bestellungen" aufgeführt, kann aber vom Bucher auch abgewählt werden.
Pflichtressource		Die Ressource wird immer gebucht, wenn sie einem Raum zugeordnet ist. Diese Ressourcen haben keine Kosten und keine Rüstzeiten. Ist die Ressource nicht verfügbar (beschränkte Anzahl, Verfügbarkeitszeit), kann der Termin auch nicht gebucht werden. Die Optionen „Checkbox (sonst Textfeld)", „Standardmäßig aktiviert“ sowie „Nicht editierbar" werden automatisch aktiviert.
Bereitstellungszeit		Die Benutzer können für diese Ressource eine Bereitstellungszeit angeben, die vom Anfangszeitpunkt des Termins abweicht. Die Ressource kann dann zu dem gewünschten Zeitpunkt (innerhalb der Termindauer) gebucht werden. Falls die Checkbox nicht gesetzt ist, wird immer die Anfangszeit des Termins als Bereitstellungszeit angenommen. Um sicherzustellen, dass eine laufende Veranstaltung nicht wegen einer raumblockierenden Ressourcenbuchung, die eine Bereitstellungszeit beinhaltet, unterbrochen wird, kann die Checkbox „Bereitstellungszeit" nicht in Kombination mit der Checkbox „Ressource blockiert Raum" ausgewählt werden. Beispiel: Eine Mikrofonanlange mit einer Rüstzeit von 2 Stunden kann nicht innerhalb des laufenden Termins gebucht werden, da sonst die Teilnehmenden den Raum verlassen müssten.

Funktionen: Verfügbarkeit I
Verfügbar		Legen Sie die Verfügbarkeit der Ressource fest. Mit einem Haken bei „Arbeitsgruppenzeit" übernehmen Sie die festgelegte Verfügbarkeitszeit der Arbeitsgruppe. Wenn Sie keinen Haken setzen, können Sie für jeden Tag eine arbeitsgruppen-unabhängige Zeit für die Ressource bestimmen.

Funktionen: Verfügbarkeit II
Verfügbarkeitsprüfung zur Bereitstellungszeit / zum Terminbeginn		Legen Sie fest, wann die Verfügbarkeit der Ressource geprüft wird. Bei dieser Option wird geprüft, ob die Arbeitsgruppe zu Beginn des Meetings plus Rüstzeit bzw. zur Bereitstellungszeit der Ressource verfügbar ist.
Rüstzeit auf Arbeitsgruppe beziehen		Setzen Sie dieses Häkchen, wenn die Rüstzeit Ihrer Ressource auf die Arbeitsgruppenzeit bezogen werden soll und nicht auf ihre eigene Verfügbarkeitszeit. Das hat dann Sinn, wenn die Ressource z.B. täglich nur für 2 Stunden verfügbar ist (z.B. Mittagessen von 12 - 14 Uhr), Sie aber möchten, dass die Rüstzeit vor diese 2 Stunden gerechnet wird, denn die Arbeitsgruppe ist, z.B. beim Mittagessen, bereits vor 12 Uhr zur Vorbereitung da.
Rüstzeit		Die Rüstzeit bezeichnet die Zeit, die für die Bereitstellung und Vorbereitung einer Ressource benötigt wird. Die hier eingestellte Rüstzeit wird immer vor eine Veranstaltung gerechnet. Sie wird auch in den Ansichten der Applikation dargestellt, wenn zusätzlich die Checkbox „Ressource blockiert Raum" aktiviert wird. Die Checkbox „Rüstzeit mit Anzahl multiplizieren" kann nicht in Verbindung mit dem Attribut „Ressource blockiert Raum" ausgewählt werden, da diese Kombination in der Realität keine Anwendung findet.
Beispiel		Meetingbeginn: 7.30 Uhr Rüstzeit: 15 Minuten Die Verfügbarkeit der Arbeitsgruppe muss also spätestens ab 7.15 Uhr gegeben sein, da die Ressource sonst nicht gebucht werden kann. Hinweis: Rüstzeiten der Ressourcen können gleichzeitig den Raum blockieren (falls die Ressource diese Eigenschaft besitzt). In diesem Fall muss zusätzlich zur Arbeitsgruppe der Raum für das Meeting ab 7.15 frei sein.

Funktionen: Verfügbarkeit III
Verfügbarkeitsprüfung zum Terminende		Bei dieser Option wird geprüft, ob die Arbeitsgruppe zum Ende des Meetings plus Nachlaufzeit noch verfügbar ist.
Rüstzeit auf Arbeitsgruppe beziehen		siehe Tabelle „Funktionen: Verfügbarkeit II"
Nachlaufzeit		Die Nachlaufzeit bezeichnet die Zeit, die dafür benötigt wird, die Ressource nach einer Veranstaltung wieder abzubauen oder zurückzubringen. Die hier eingestellte Nachlaufzeit wird immer nach einer Veranstaltung gerechnet. Sie wird auch in den Ansichten der Applikation dargestellt, wenn zusätzlich die Checkbox „Ressource blockiert Raum" aktiviert wird.
Beispiel		Meetingende: 17.00 Uhr Nachlaufzeit: 15 Minuten Die Verfügbarkeit der Arbeitsgruppe muss also bis mindestens 17.15 Uhr gegeben sein, da die Ressource sonst nicht gebucht werden kann. Hinweis: Nachlaufzeiten der Ressource können gleichzeitig den Raum blockieren (falls die Ressource diese Eigenschaft besitzt). In diesem Fall wird der Raum für das Meeting also bis 17.15 Uhr blockiert.

Funktionen: Verfügbarkeit IV
Beides		Bei dieser Option addieren sich die vorher genannten Komponenten. Es wird also zum einen geprüft, ob die Arbeitsgruppe zu Beginn des Meetings bzw. die Bereitstellungszeit der Ressource plus Rüstzeit verfügbar ist. Zum anderen wird überprüft, ob die Arbeitsgruppe zum Ende des Meetings plus Nachlaufzeit noch verfügbar ist.
Rüstzeit auf Arbeitsgruppe beziehen		siehe Tabelle „Funktionen: Verfügbarkeit II"
Rüstzeit		siehe Tabelle „Funktionen: Verfügbarkeit II"
Nachlaufzeit		siehe Tabelle „Funktionen: Verfügbarkeit III"
Beispiel		Meetingbeginn: 7.30 Uhr Rüstzeit: 15 Minuten Meetingende: 17.00 Uhr Nachlaufzeit: 15 Minuten Die Verfügbarkeit der Arbeitsgruppe muss von 7.15 bis mindestens 17.15 Uhr gegeben sein, da die Ressource sonst nicht gebucht werden kann.

Weitere Funktionen:

Buchungsschluss

Der Buchungsschluss funktioniert für eine einzelne Ressource genauso wie für die gesamte Arbeitsgruppe (siehe Arbeitsgruppe verwalten). Wenn Sie einer einzelnen Ressource einen eigenen Buchungsschluss mit eigener Sperrzeit zuordnen, dann gilt für diese Ressource ihr eigener Buchungsschluss. Der der Arbeitsgruppe ist für diese Ressource nicht relevant. Sie können den Buchungsschluss bei Ressourcen einsetzen, die ab einer bestimmten Uhrzeit an diesem Tag nicht mehr verfügbar sind, weil die Küche beispielsweise Annahmeschluss hat. Die Sperrzeit gibt an, wie lange die Ressource im Anschluss nicht gebucht werden kann.

Vorlaufzeit

Im Normalfall übernehmen die Ressourcen die Einstellungen der Arbeitsgruppe bezüglich Buchungsschluss und Vorlaufzeit. Setzen Sie den Haken vor „Eigene Vorlaufzeit verwenden“, benutzt diese Ressource, die von Ihnen eingegebene Vorlaufzeit. Die Vorlaufzeit der Arbeitsgruppe ist für diese Ressource nicht relevant. Durch diese Funktion können Sie beispielsweise verhindern, dass ein Bucher Ressourcen kurzfristig buchen kann.

Ist-Verbrauch-Prüfung

Der Ist-Verbrauch legt für eine Ressource fest, dass der Arbeitsgruppenmanager nach einem stattgefundenen Meeting den tatsächlichen Verbrauch der Ressource angeben muss. Hat der Bucher beispielsweise 15 Flaschen Sekt gebucht, aber nur 12 Flaschen verbraucht, gibt der Arbeitsgruppenmanager dies nach der Veranstaltung ein. Dem Bucher werden damit auch nur die tatsächlich verbrauchten 12 Flaschen berechnet.

Zustimmung durch Besteller

Die zweite Checkbox „Zustimmung durch Besteller“ bestimmt, dass der Bucher selbst den vom Arbeitsgruppenmanager vorgenommenen Änderungen zustimmen muss. Wenn der Besteller ablehnt, landet der Vorgang wieder in der Nachbearbeitung der Arbeitsgruppe.

Ressource bestätigen

Mit „Ressource bestätigen“ legen Sie fest, dass der Bucher diese Ressourcen später als „Feedback-Ressource“ definieren darf. Dann muss der verantwortliche Dienstleister ein Feedback an den Bucher zurückmelden (aus einer Drop-down-Liste). Damit kann der Bucher später erkennen, ob der Dienstleister die Anforderung gelesen und abgearbeitet hat (je nach Feedback-Status, die im System hinterlegt sind). Dies ist eine rein informative Funktion, die keinerlei Einfluss auf den weiteren Workflow im Programm hat.
Darüber hinaus kann das Dienstleister-Feedback mit der Aktivierung der Checkbox „Pflichtfeld" als verbindlich gekennzeichnet werden. Die Checkbox ist dann beim Buchen bzw. Editieren von Ressourcen standardmäßig aktiviert und kann nicht bearbeitet werden.

Ressource blockiert Raum

Mit „Ressource blockiert Raum“ vermerken Sie, dass sich Rüstzeit und Nachlaufzeit der Ressource auf den Raum auswirken. Hat also die Ressource eine Rüstzeit und/oder eine Nachlaufzeit, dann wird diese automatisch auf den Raum übertragen, sodass der Raum dieselbe Rüstzeit/Nachlaufzeit hat. Für die Blockierung des Raumes gilt immer die längste Rüst-/Nachlaufzeit einer am Termin beteiligten Ressource.

Um sicherzustellen, dass eine laufende Veranstaltung nicht wegen einer raumblockierenden Ressourcenbuchung, die eine Bereitstellungszeit beinhaltet, unterbrochen wird, kann die Checkbox „Ressource blockiert Raum" nicht in Kombination mit der Checkbox „Bereitstellungszeit" ausgewählt werden.
Beispiel: Eine Mikrofonanlange mit einer Rüstzeit von 2 Stunden kann nicht innerhalb des laufenden Termins gebucht werden, da sonst die Teilnehmenden den Raum verlassen müssten.

Die Checkbox „Ressource blockiert Raum" kann nicht in Verbindung mit dem Attribut „Rüstzeit mit Anzahl multiplizieren" ausgewählt werden, da diese Kombination in der Realität keine Anwendung findet.

Außerhalb des Termins buchen

Wenn Sie das Häkchen bei „Außerhalb des Termins buchen“ setzen, dann ist es dem Bucher erlaubt, für diese Ressource eine eigene Bereitstellungszeit festzulegen, die vor Beginn oder nach dem Ende des gebuchten Meetings liegt. Findet ein Meeting also beispielsweise von 8-10 Uhr statt, kann das Mittagessen trotzdem für 12 Uhr gebucht werden.

Anhang

Hier können Sie eine Datei mit der Ressource verknüpfen. Diese Datei kann der Bucher später in der Buchungsmaske öffnen und als Vorlage für bestimmte Mechanismen nutzen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn eine Arbeitsgruppe bestimmte Dateien in vordefinierten Formaten haben möchte oder wenn dem Bucher Informationen zu einer Ressource gegeben werden sollen (Anleitung Beamer o.ä.).

Artikelnummer

Geben Sie Ihrer Ressource eine Artikelnummer, beispielsweise um die Ressource später mit dieser Nummer an ein Abrechnungssystem zu übergeben.

Sichern Sie alle getroffenen Einstellungen mit „Speichern".