Begriffsverzeichnis

Person, die das raum]für[raum-System im programMANAGER verwaltet und pflegt.

• Super-Administratoren haben Zugang zum gesamten System.
• Die Verantwortlichkeiten von Teil-Administratoren werden in den Rollen und Rechten definiert.
• Mandanten-Administratoren pflegen nur die Systemeinstellungen eines bestimmten Mandanten.

Bei einer Anfrage erzeugt der Benutzer eine vollständige Veranstaltungsbuchung, allerdings muss diese einen Freigabeprozess durchlaufen. Der verantwortliche Raummanager muss die Veranstaltungsbuchung freigeben oder ablehnen und, falls es sich um eine raumlose Anfrage handelt, einen passenden Raum zuweisen. Erst nach einer Bestätigung durch den Raummanager ist die Buchung fix und die angefragten Bestellungen werden für die Dienstleister verbindlich. 

Arbeitsgruppen werden angelegt pro internem oder externem Dienstleister, der für das Unternehmen tätig ist, z.B. Catering, Haustechnik. Die einzelnen Arbeitsgruppen verwalten eine frei-definierbare Anzahl von Ressourcen für deren Erbringung bzw. Verwaltung sie verantwortlich sind.

Arbeitsgruppenmanager koordinieren die Arbeitsgruppe. Sie verfügen über eine eigene Ansicht in raum]für[raum, in der alle für ihre Arbeitsgruppe relevanten Bestellungen übersichtlich aufgelistet werden und als Ausdruck zur Verfügung stehen. Bei entsprechender Konfiguration der Ressource können Arbeitsgruppenmanager den tatsächlichen Ressourcenverbrauch einer Veranstaltung angeben.

Person, die im raum]für[raum-System Veranstaltungen anlegen kann. Die dem Benutzer zugewiesenen Rollen und Rechte legen fest, ob die Veranstaltungen einen Freigabeprozess durchlaufen müssen oder nicht, sprich ob der Benutzer Anfragen oder Buchungen erzeugen darf.

Bei einer Buchung erzeugt der Benutzer eine vollständige Veranstaltungsbuchung. Hierbei muss kein Freigabeprozess mehr durchlaufen werden. 

Der Buchungsassistent vereinfacht und beschleunigt die Suche nach einem passenden Raum, der den Terminanforderungen des Benutzers entspricht. Abhängig von den dem Benutzer zugewiesenen Rollen und Rechten können Veranstaltungen inklusive Ressourcenbestellungen gebucht oder angefragt werden.  

Definierte Buchungsmasken und -abläufe, die den Benutzern abhängig von ihren Rollen und Rechten im Buchungsassistenten zur Verfügung stehen. Das Buchungsziel (Raumbuchung, Serienbuchung, Multiraumbuchung, etc.) kann so schnell erreicht werden. 

Gruppen / Fachabteilungen, die für die Erbringung von Leistungen im Unternehmen verantwortlich sind, z.B. Catering-Service oder Haustechnik. Im raum]für[raum-System werden die Dienstleister als Arbeitsgruppen angelegt.

Backend-Zugang des raum]für[raum-Systems, in dem die Kunden-Stammdaten eingepflegt und verwaltet, die Rollen und Rechte der Benutzer definiert sowie die Workflows des Unternehmens angelegt werden.

Raumgruppen bilden meist Standorte, Gebäude oder Stockwerke eines Unternehmens ab. Nach Erstellung der Raumgruppen im System können dort die zugehörigen Räume angelegt werden.

Die Raummanager bearbeiten alle Anfragen in Räumen, für die sie verantwortlich sind. Dabei kann es sich um die reine Freigabe der Anfrage, eine Bearbeitung mit anschließender Freigabe oder eine Ablehnung handeln. Gibt der Raummanager eine Anfrage frei, wird daraus eine endgültige Buchung. Bei raumlosen Anfragen übernimmt der Manager zusätzlich die Auswahl des Raumes.

Für jeden Benutzerkreis können individuelle Rollen angelegt werden. In diesen Rollen werden dem Benutzerkreis die entsprechenden Nutzungsrechte für raum]für[raum zugewiesen.

Beliebige Artikel oder Leistungen, z.B. „Kaffee“, „Beamer“ oder „Übersetzungsservice“, die von den zuständigen Dienstleistern bzw. Arbeitsgruppen für eine Veranstaltung bereitgestellt werden müssen.

Definieren Positionen für Benutzerkreise, aus denen die zu erwartenden Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens hervorgehen. Eine Rolle umfasst definierte Aktivitäten im Rahmen eines bestimmten Aufgabenbereiches im raum]für[raum-System. Häufig vorkommende Rollen sind Anfrager, Bucher, Raummanager, Terminadministratoren.

Das Ticket-System von mediaDIALOG, welches dem Kunden bei Abschluss eines Wartungsvertrages für alle Service- und Supportleistungen zur Verfügung steht.

Bezeichnet die für einen Raum angelegten Bestuhlungs- und Umbestuhlungsvarianten.

Festgelegte Anzahl von Raumgruppen und/oder Räumen an einem Ort.

Eine im System angelegte Buchung.

Terminadministratoren verfügen über die Eigenschaften der Raummanager, können aber zusätzlich auf alle Raumbuchungen, für die sie Raum-Administratorenrechte haben, und/oder auf alle raumunabhängigen Ressourcenbuchungen, für die sie Raumgruppen-Administratorenrechte haben, zugreifen. Bearbeiten können sie diese, wie es die ihnen zugewiesenen Rechte zulassen. Dabei sind die Terminadministratoren nicht an eventuelle Rüst- oder Vorlaufzeiten gebunden, solange dadurch keine Terminkollisionen entstehen.

Veranstaltungsarten definieren unterschiedliche Veranstaltungskategorien, z.B. „Schulung" oder „Meeting mit externen Teilnehmenden". Im programMANAGER lassen sich verschiedene Veranstaltungsarten mit farblicher Kennzeichnung definieren, die während des Buchungsprozesses zugeordnet werden können. In der Tages- und Wochenansicht ermöglicht die farbliche Kennzeichnung eine schnelle Übersicht. In den Auswertungen stehen die Veranstaltungsarten als Filterkriterium zur Verfügung.